Gesellschafter, gesetzlicher Vertreter und wirtschaftlich Berechtigter: was ist der Unterschied?

Beim Aufbau von Geschäftsbeziehungen mit neuen Unternehmen ist es wesentlich zu verstehen, wer die zentralen Akteure eines Unternehmens sind – nicht nur aus Gründen der Transparenz, sondern auch im Hinblick auf Compliance-Anforderungen und das Management des Geschäftsrisikos. 

Es ist jedoch unerlässlich, drei Rollen zu unterscheiden, die zwar in ein und derselben Person zusammenfallen können, aber völlig unterschiedlichen Bereichen zuzuordnen sind: Eigentum, Verwaltung und letztendliche Kontrolle. Sehen wir uns daher an, wer der Gesellschafter, der gesetzliche Vertreter und der wirtschaftlich Berechtigte eines Unternehmens sind und warum es wichtig ist, sie eindeutig zu identifizieren.

Gesellschafter, gesetzlicher Vertreter und wirtschaftlich Berechtigter: Definitionen

Auch wenn sie in manchen Fällen zusammenfallen können, entsprechen die Rollen des Gesellschafters, des gesetzlichen Vertreters und des wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens sehr unterschiedlichen Funktionen. 

Beginnen wir mit den Definitionen:

• der Gesellschafter ist die natürliche oder juristische Person, die am Gesellschaftskapital beteiligt ist, also Anteile oder Beteiligungen am Eigentum hält;
• der gesetzliche Vertreter ist die natürliche Person, die das Unternehmen nach außen vertritt und rechtsgeschäftliche Handlungen (z. B. Vertragsabschlüsse, Unterzeichnung offizieller Dokumente usw.) im Namen und auf Rechnung der Gesellschaft vornehmen kann;
• der wirtschaftlich Berechtigte, eingeführt durch die geldwäscherechtlichen Vorschriften (Gesetzesdekret 231/2007), ist die natürliche Person, die das Unternehmen besitzt oder kontrolliert und die letztlich aus dessen Tätigkeiten wirtschaftlichen Nutzen zieht.

Die Beziehung dieser drei Personen zur Gesellschaft betrifft unterschiedliche Bereiche: Während sich der Gesellschafter im Bereich des Eigentums bewegt, ist der gesetzliche Vertreter mit der Verantwortung der Verwaltung verbunden und der wirtschaftlich Berechtigte mit dem letztendlichen wirtschaftlichen Nutzen. 

Wer ist der Gesellschafter: Rechte und Pflichten

Der Gesellschafter ist die Person, die durch den Erwerb eines Teils des Unternehmenseigentums ihr wirtschaftliches Schicksal mit dem der Gesellschaft verknüpft. Als Investor hat der Gesellschafter Anspruch auf einen Teil der Unternehmensgewinne (die Dividenden) und als Mitglied der Gesellschafterversammlung ein Stimmrecht (anteilig) bei grundlegenden Entscheidungen wie der Bestellung der Geschäftsführung und der Genehmigung des Jahresabschlusses.

Durch die Beteiligung am Gesellschaftskapital trägt der Gesellschafter auch das unternehmerische Risiko. Dabei ist jedoch eine wesentliche Unterscheidung zu treffen: In Kapitalgesellschaften wie der GmbH oder AG ist die Haftung des Gesellschafters auf das eingebrachte Kapital beschränkt (beschränkte Haftung). Das bedeutet, dass etwaige Verbindlichkeiten nicht auf das Privatvermögen der beteiligten natürlichen Personen übergreifen. 

In Personengesellschaften hingegen ist die Haftung der Gesellschafter „unbeschränkt und gesamtschuldnerisch“: Reicht das Gesellschaftsvermögen nicht aus, um die Verbindlichkeiten zu decken, können Gläubiger auf das Privatvermögen der Gesellschafter zugreifen.

Ein besonderer Fall innerhalb der Kapitalgesellschaften ist die Einpersonengesellschaft: Hält eine natürliche Person 100 % der Anteile, übernimmt sie fast immer auch die Rolle des gesetzlichen Vertreters und des wirtschaftlich Berechtigten – allerdings mit unterschiedlichen rechtlichen und haftungsrechtlichen Auswirkungen.

Wer ist der gesetzliche Vertreter eines Unternehmens?

Wenn der Gesellschafter derjenige ist, der das Kapital einbringt, dann ist der gesetzliche Vertreter derjenige, der Verantwortung übernimmt (und nicht nur symbolisch). Seine Aufgabe besteht darin, im Namen und auf Rechnung der Gesellschaft zu handeln und dabei die zivil-, straf- und steuerrechtliche Verantwortung für die Unternehmenstätigkeit und die unternehmerischen Entscheidungen zu tragen.

In GmbHs wird die Rolle des gesetzlichen Vertreters in der Regel vom Alleingeschäftsführer oder vom Vorsitzenden der Geschäftsführung übernommen, während sie in Aktiengesellschaften dem Aufsichtsratsvorsitzenden oder dem Vorstandsvorsitzenden (CEO) übertragen werden kann. In Personengesellschaften wie der OHG oder KG fällt sie hingegen mit dem geschäftsführenden Gesellschafter zusammen. 

In den meisten kleinen Unternehmen übernimmt der Geschäftsführer auch die Rolle des gesetzlichen Vertreters. Die beiden Funktionen müssen jedoch nicht zwingend identisch sein: Während sich die Geschäftsführung auf die interne Unternehmensführung bezieht, betrifft die gesetzliche Vertretung in erster Linie die Beziehungen zu Dritten. 

Der gesetzliche Vertreter ist daher nicht zwangsläufig die Person, die die strategische Ausrichtung des Unternehmens festlegt, aber er ist die einzige Person, die das Unternehmen gegenüber Dritten rechtsverbindlich verpflichten kann, etwa durch die Unterzeichnung von Verträgen, die Aufnahme von Krediten oder die formelle Einstellung neuer Mitarbeiter.

Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte eines Unternehmens?

Der Begriff des wirtschaftlich Berechtigten wurde durch die geldwäscherechtlichen Vorschriften (Gesetzesdekret 231/2007) eingeführt, um die natürliche Person zu identifizieren, die wirtschaftlich von der Tätigkeit profitiert und somit eine tatsächliche Kontrolle ausübt, die aus formalen Gesellschaftsstrukturen nicht immer ersichtlich ist.

Zur Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten werden in folgender Reihenfolge die Kriterien angewendet:

• Eigentum: Der wirtschaftlich Berechtigte ist die natürliche Person, die direkt oder indirekt mehr als 25 % des Gesellschaftskapitals hält;
• Kontrolle: Hält kein Gesellschafter mehr als 25 %, kommt das Kontrollkriterium zur Anwendung, das den wirtschaftlich Berechtigten als jene natürliche Person bestimmt, die die Kontrolle über das Unternehmen ausübt, etwa durch die Mehrheit der Stimmrechte in der Gesellschafterversammlung oder besondere Rechte auf Grundlage spezifischer Vereinbarungen und vertraglicher Bindungen;
• Residualkriterium: Kann keine kontrollausübende Person identifiziert werden, wird das Residualkriterium angewendet. Der wirtschaftlich Berechtigte ist dann die natürliche Person, die eine Funktion der gesetzlichen Vertretung, der Geschäftsführung oder der Unternehmensleitung innehat.

Die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten dient dazu, die natürliche Person festzustellen, die letztlich die Geschäftsvorgänge eines Unternehmens kontrolliert, in Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zur Bekämpfung von Finanzkriminalität und Terrorismusfinanzierung. 

Gesellschafter, gesetzlicher Vertreter, wirtschaftlich Berechtigter: warum man sie kennen sollte

Für Akteure wie Banken, Steuerberater und Rechtsanwälte ist es eine gesetzliche Verpflichtung, die gesellschaftsrechtlichen Strukturen zu kennen und die natürlichen Personen zu identifizieren, die Unternehmen verwalten und kontrollieren. Zu den Pflichten nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften gehören unter anderem die Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigten (zur Verhinderung der Nutzung von Briefkastenfirmen für Geldwäsche und andere Straftaten) sowie die Sorgfaltspflicht gegenüber dem Kunden, d. h. die Identifizierung des gesetzlichen Vertreters, der dann als „Kunde“ die neue Geschäftsbeziehung begründet.

Diese Informationen sind jedoch auch für Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten von zentraler Bedeutung. Um zu wissen, mit wem Verträge und Vereinbarungen rechtswirksam abgeschlossen werden können, ist es notwendig, den gesetzlichen Vertreter des Unternehmens zu kennen, während ein Gesamtüberblick über die Gesellschafterstruktur entscheidend ist, wenn es darum geht, die wirtschaftliche Solidität eines Unternehmens zu bewerten.

Den wirtschaftlich Berechtigten zu kennen ist hingegen unerlässlich, wenn es darum geht, die ethische Integrität und die Reputation eines Geschäftspartners zu beurteilen, mit dem man erstmals in Kontakt tritt.