Die Bedeutung des Zugangs zu stets aktuellen Unternehmenssitzen

Der Firmensitz, das heißt der bei der Handelskammer oder in einigen Ländern beim Unternehmensregister eingetragene Sitz, ist eines der grundlegenden Kriterien zur Bestimmung des steuerlichen Wohnsitzes einer Gesellschaft.

Die Kenntnis des Firmensitzes eines Unternehmens ist jedoch auch für Lieferanten, Partner, Gläubiger und Aufsichtsbehörden von entscheidender Bedeutung. Ist der Firmensitz nicht aktuell, können sich Situationen ergeben, die von nie zugestellten Benachrichtigungen bis hin zum Risiko reichen, Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen mit unklarer oder intransparenter rechtlicher Situation einzugehen.

Über offizielle, zertifizierte und stets aktuelle Daten zu Unternehmen zu verfügen, ist eine grundlegende Voraussetzung für effiziente Prozesse und vereinfachte Abläufe, aber auch zur Vermeidung von Betrug und Compliance-Problemen.

Firmensitz: was er ist und warum er wichtig ist

Der Firmensitz, auch als Hauptsitz oder Gesellschaftssitz bekannt, ist der Ort, an dem sich das administrative und entscheidende Zentrum einer Gesellschaft befindet. Neben der Funktion als offizielle Adresse des Unternehmens ist der Firmensitz auch der Ort, an dem sich mutmaßlich die Gesellschaftsorgane befinden und an dem die wichtigsten Entscheidungen getroffen werden.  

Jede juristische Person kann einen einzigen Firmensitz haben, der in der Gründungsurkunde der Gesellschaft angegeben und im Unternehmensregister eingetragen werden muss. An die Adresse des Firmensitzes sind amtliche Mitteilungen und Zustellungen zu richten.

Die Veröffentlichung des Firmensitzes im Unternehmensregister gewährleistet Transparenz und den Schutz Dritter: Jeder, der mit einer Gesellschaft interagieren muss, kann auf eine sichere und offizielle Adresse zugreifen, an die er seine Mitteilungen senden kann.

Unterschied zwischen Firmensitz und Betriebsstätte

Der Firmensitz ist, wie wir gesehen haben, der Ort, an dem das Unternehmen offiziell ansässig ist. Sehr häufig haben Unternehmen jedoch mehr als eine Adresse: Neben dem Hauptsitz kann es einen separaten Verwaltungssitz und mehrere Betriebsstätten oder lokale Einheiten geben, an denen die eigentliche Geschäftstätigkeit ausgeübt wird.

In der Regel fallen Firmensitz, steuerlicher Sitz und Verwaltungssitz zusammen. Sehr große Unternehmen können jedoch einen vom Hauptsitz getrennten Verwaltungssitz haben.

Zwischen dem Firmensitz/Verwaltungssitz und der Betriebsstätte besteht ein wesentlicher Unterschied: Während der erstere der alleinige Bezugspunkt für rechtliche Zustellungen ist, können die Betriebsstätten zahlreich sein (z. B.: Geschäfte, Lager, Produktionsstätten, Niederlassungen usw.) und sind – von Sonderfällen abgesehen – für diejenigen, die mit dem Unternehmen interagieren, nicht relevant.

Was ist der steuerliche Wohnsitz?

Eine weitere mögliche Unterscheidung, die insbesondere bei sehr großen Unternehmen oder solchen mit territorial verteilter Präsenz auftreten kann, ist die zwischen Firmensitz und steuerlichem Sitz. Genau wie beim administrativen Zentrum der Gesellschaft kann auch der steuerliche Wohnsitz einer eigenständigen Adresse zugeordnet sein.

So legt beispielsweise in Italien das Einkommensteuergesetz (TUIR) fest, dass der steuerliche Wohnsitz gesetzlich mit dem Firmensitz der Gesellschaft übereinstimmt. Ist der Verwaltungssitz jedoch vom Hauptsitz getrennt, betrachtet die Steuerbehörde als steuerliche Adresse den Ort, an dem die mit der Verwaltung des Unternehmens verbundenen Tätigkeiten ausgeübt werden.

Auch in diesem Fall bleibt der Firmensitz jedoch der alleinige Bezugspunkt für amtliche Mitteilungen anderer Stellen und Behörden sowie die einzige offizielle Adresse, die in offiziellen Dokumenten angegeben ist, wie zum Beispiel dem Handelsregisterauszug in Deutschland oder dem Kbis-Auszug in Frankreich.

Firmensitz der Gesellschaft: warum offizielle Daten wählen

Die Kenntnis der Adresse des Firmensitzes eines Unternehmens ist in verschiedenen operativen Kontexten von entscheidender Bedeutung: Man denke nur an die elektronische Rechnungsstellung, den Versand, Marketingkampagnen und die Zustellung amtlicher Dokumente. Über veraltete oder ungenaue Adressen zu verfügen, insbesondere wenn automatisierte Systeme implementiert wurden, kann recht kostspielige Folgen in Bezug auf Zeit, Geld und Ressourcen haben:

• Unwirksamkeit von Zustellungen und Mitteilungen: 
• Fehler in Rechnungsstellung und Logistik: nicht zugestellte Sendungen, Postrückläufer und fehlerhafte Rechnungen führen zu Zeitverlusten und Ressourcenverschwendung;
• Störungen und Verzögerungen;
• Due Diligence: Die Unmöglichkeit, den rechtlichen Sitz des Unternehmens zu ermitteln, kann rechtliche und Compliance-Risiken mit sich bringen.

Unzutreffende oder nicht aktualisierte Daten können im Wesentlichen jede Phase der Beziehung mit einer juristischen Person beeinträchtigen – vom Onboarding über den Versand bis hin zur Übermittlung von Geschäftsdokumenten und dem eventuellen Forderungseinzug.

Firmensitz und Business Information: die Vorteile offizieller Daten

Wenn es um Business Information geht, ist der Zugang zu offiziellen Daten von entscheidender Bedeutung: Nur diese haben nämlich rechtliche Gültigkeit und Wirkung gegenüber Dritten. 

Ausschließlich die im Unternehmensregister veröffentlichten Informationen gewährleisten zudem Genauigkeit und Aktualität der Daten: Unternehmen sind verpflichtet, jede Änderung des Firmensitzes mitzuteilen, und diese Informationen unterliegen der Kontrolle durch die zuständige Handelskammer oder Behörde.

Der Zugriff auf offizielle Daten bedeutet daher nicht nur, über korrekte und geprüfte Informationen zu verfügen, sondern auch die aktuellsten verfügbaren Daten zu erhalten.

Die Nutzung offizieller Daten gewährleistet außerdem:

• Prozesseffizienz: Die Verwendung einer einzigen maßgeblichen Quelle wie des Unternehmensregisters ermöglicht die Standardisierung von Dateneingabe- und Adressverwaltungsprozessen und reduziert dadurch manuelle Fehler;
• Optimierung von Kommunikation und Logistik;
• Verbesserung der Compliance: Der Einsatz offizieller Daten erleichtert die sofortige Überprüfung der dokumentarischen Konformität und belegt die Sorgfalt des Unternehmens bei der Informationsbeschaffung;
• Prävention von Betrug und Rechtsverstößen: Der Rückgriff auf offizielle Daten verhindert das Risiko, Vereinbarungen mit Scheinfirmen oder Unternehmen mit intransparenter Führung abzuschließen.

Firmensitz von Unternehmen: wie man offizielle Daten erhält 

Die offiziellen Unternehmensdaten, wie wir gesehen haben, werden von den Handelskammern und Unternehmensregistern der einzelnen Länder bereitgestellt und können durch die Anforderung eines offiziellen Dokuments (z. B. eines Handelsregisterauszugs in Deutschland oder eines Kbis-Auszuges in Frankreich) oder in einigen Ländern online über die digitalen Dienste der Unternehmensregister bezogen werden.

Zu diesen manuellen Instrumenten kommen die Business-Information-API-Services wie der von Openapi angebotene Dienst hinzu, die die fortschrittlichste Interaktionsebene für den sofortigen Zugriff auf zertifizierte Unternehmensdaten weltweit darstellen. Diese Services sind unerlässlich für alle, die einen kontinuierlichen und automatisierten Fluss offizieller Informationen benötigen, und ermöglichen den Abruf von Daten in Echtzeit wie der Adresse des Firmensitzes, den Kontaktinformationen, dem operativen Status und den wirtschaftlichen Informationen.

Dank des zentralisierten Zugangs zu offiziellen Quellen zahlreicher Länder ermöglichen die Openapi-APIs die Anbindung der Daten von über 500 Millionen Unternehmen an interne Systeme wie ERP und CRM. Dies erlaubt das automatische Abrufen, Einpflegen und Aktualisieren der Informationen, vereinfacht die Anpassung an die Geldwäschevorschriften, ermöglicht ein sichereres und transparenteres Agieren auf internationalen Märkten und die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen für Tausende von Unternehmen gleichzeitig zur Portfolioanalyse oder zum Risikomanagement.