Warum offizielle Unternehmensdaten in das CRM integrieren (und dies per API tun)

Im Zeitalter von Big Data und Künstlicher Intelligenz sind CRMs nicht mehr nur einfache Archive, sondern echte vernetzte operative Hubs, die in der Lage sind, mit der Außenwelt zu interagieren und Kundenbeziehungen in Echtzeit zu verwalten.

Diese Transformation wird durch APIs ermöglicht – Schnittstellen, die dem CRM erlauben, sofort mit externen Anwendungen und Funktionen (ERP, Chatbots, soziale Medien usw.) zu kommunizieren und offizielle und stets aktualisierte Daten über Kunden und Leads zu erhalten.

CRM für Unternehmen: Was es ist und wozu es dient

Customer Relationship Management (CRM) ist ein Softwaresystem, das zentral die Interaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden oder potenziellen Kunden sammelt und verwaltet, mit dem Ziel, neue Leads zu gewinnen, bestehende Kunden zu binden und den Verkaufsprozess zu vereinfachen.

Eine CRM-Software erfüllt drei Hauptfunktionen:

• Zentralisiert und organisiert Kundendaten (Personendaten, Kaufhistorie usw.);
• Automatisiert Vertriebs- und Marketingprozesse (E-Mail-Marketing, Kundenservice usw.);
• Bietet Analysen und Berichte (Sales Analytics, Performance von Marketingkampagnen, Engagement-Rate usw.).

So erhalten alle Abteilungen des Unternehmens eine vollständige und aktuelle Sicht auf den Kunden, einschließlich personenbezogener Daten, Tickets, Kaufdetails und geäußerter Präferenzen.

Neben wichtigen Werkzeugen für das Marketing verwaltet ein gutes CRM auch Supportanfragen und kümmert sich um die Erfassung und Zuweisung potenzieller Kunden (Leads). Die Hauptaufgabe eines CRMs bleibt jedoch das Sammeln, Zentralisieren und Verwalten von Informationen, beginnend mit den personenbezogenen Daten, die die Identifizierung des Kunden ermöglichen.

Warum offizielle Unternehmensdaten in das CRM integrieren?

Bei Geschäftskunden ist die Integration von offiziellen Unternehmensdaten unerlässlich. Solche Daten sind auch im B2C-Bereich nützlich, beispielsweise bei potenziellen Partnern und Lieferanten oder bei erforderlichen Compliance-Prüfungen wie KYC.

Kontaktlisten und geteilte Datenbanken mögen wie eine gute Lösung erscheinen, setzen jedoch einen einer Reihe von Risiken aus, darunter:

• Nicht-Konformität mit der DSGVO und anderen Datenschutzbestimmungen;
• Ungenaue oder veraltete Daten;
• Datenverdopplung und Inkonsistenz;
• Reputationsrisiken.

Daten aus offiziellen Registern bieten korrekte und aktuelle Informationen über alle Unternehmen, mit denen man in Kontakt tritt. Die Daten der Handelskammern enthalten insbesondere den Firmennamen, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den Betriebsstatus und die Rechtsform.

Sie ermöglichen somit eine korrekte Identifizierung der Kunden und liefern zusätzliche potenziell wertvolle Informationen wie den Tätigkeitsbereich oder die Eigentümerstruktur des Unternehmens.

Die Vorteile offizieller Unternehmensdaten

Die Integration von Daten aus offiziellen Quellen in das eigene CRM bietet zahlreiche Vorteile:

• Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten;
• Beseitigung von Duplikaten und Datenbereinigung;
• Überprüfung der Existenz und des Betriebsstatus des Unternehmens;
• Automatisierung und Compliance (z. B. bei elektronischen Rechnungen);
• Datenanreicherung mit Informationen, die anderswo nicht verfügbar sind, wie ATECO-Code oder Namen der Geschäftsführer.

Der Zugriff auf die offiziellen Register der Handelskammern ermöglicht letztlich zuverlässige CRMs. Sobald die Daten zentralisiert sind, werden sie zur Single Source of Truth für alle mit dem CRM verbundenen Systeme. In einem solchen Umfeld sind korrekte und präzise Daten keine Option, sondern eine Notwendigkeit.

APIs im CRM-Management

Abgesehen von manuellen Prozessen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, offizielle Unternehmensdaten in eigene Systeme zu integrieren: die Integration über Batch Processing, bei der periodisch Datenpakete gekauft und in die Unternehmensdatenbanken eingespielt werden, und die Integration über APIs.

In der CRM-Architektur können APIs (Application Programming Interfaces) als entscheidender Enabler betrachtet werden, da sie dem System ermöglichen, physisch mit anderen Anwendungen zu kommunizieren und somit die Rolle eines zentralen Hubs für die Kundenbeziehungsverwaltung einzunehmen.

APIs erlauben es dem CRM beispielsweise, Verkaufsaufträge an das ERP zur Rechnungsstellung zu senden, segmentierte Marketingkampagnen zu automatisieren und vor allem Datenintegration und -synchronisation zu ermöglichen.

Warum Unternehmensdaten über APIs integrieren?

Wenn die API-Integration in CRMs in kurzer Zeit zur meistverbreiteten Strategie zur Erfassung und Aktualisierung von CRM-Daten geworden ist, liegt das daran, dass sie die Bereitstellung von verifizierten Daten in Echtzeit ermöglicht.

Die Integration offizieller Unternehmensdaten über APIs bietet zudem weitere strategische Vorteile:

• Datensynchronisation;
• Standardisierte, strukturierte Daten (in der Regel JSON);
• Fehlerreduzierung;
• Flexibilität: APIs ermöglichen die Abfrage nur der wirklich benötigten Daten, genau dann, wenn sie benötigt werden;
• Skalierbarkeit: API-Anbieter können große Mengen an Anfragen verarbeiten;
• Technische Zuverlässigkeit: API-Provider bieten effiziente Infrastrukturen und kümmern sich um deren Wartung;
• Einfache Integration: spezialisierte Anbieter wie OpenAPI stellen APIs bereit, die bereits in die wichtigsten CRMs integriert sind (HubSpot, Salesforce usw.).

Dies führt zu größerer Effizienz der CRM-Funktionen und zu fundierteren Entscheidungsprozessen, da diese auf vollständigen, zuverlässigen und stets aktuellen Daten basieren.

API-Integration in CRMs: ein Motor für Innovation

Die Integration von APIs im CRM-Kontext bringt auch weniger offensichtliche Vorteile mit sich, die sich jedoch in einen erheblichen wettbewerblichen Vorteil verwandeln können – besonders in einer Zeit schneller und kaum vorhersehbarer technologischer Entwicklungen.

APIs sind – wie bereits erwähnt – der „Motor“, der es CRMs ermöglicht, sich zur Außenwelt zu öffnen, indem sie Daten und Funktionen einer potenziell unbegrenzten Zahl von Anwendungen integrieren, die Operationen und Interaktionen in Echtzeit ermöglichen.

Für ein CRM bedeutet dies die Möglichkeit, Chatbots und soziale Medien einzubinden, externe KI-Dienste für Datenanalysen zu nutzen, neue Touchpoints zu schaffen und vor allem in Echtzeit mit Kunden zu interagieren.

Da sie das CRM mit externen Anwendungen und Kontaktpunkten verbinden, sind APIs auch der Schlüssel zu einem CRM, das die neuesten Technologien integrieren und sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln kann.