Überprüfung der Steuernummer: wann und warum sie durchgeführt werden sollte

Der Codice fiscale (Steuerkennzeichen) identifiziert italienische Staatsbürger eindeutig in ihren Beziehungen zur öffentlichen Verwaltung. Er wird von der Agenzia delle Entrate vergeben und besteht aus 16 alphanumerischen Zeichen, die die personenbezogenen Angaben einer natürlichen Person kodieren (Vorname, Nachname, Geschlecht, Datum und Gemeinde der Geburt).

Da es sich um den am häufigsten verwendeten Identifikationscode für den Zugang zu persönlichen Daten der Bürger handelt, wie etwa Einkommens- oder Gesundheitsdaten, ist es entscheidend sicherzustellen, dass korrekte Steuerkennzeichen verwendet werden, die mit denen im Steuerregister (Anagrafe tributaria) übereinstimmen. 

Wozu dient die Überprüfung des Codice fiscale?

Die Überprüfung des Codice fiscale dient dazu zu bestätigen, dass ein Codice fiscale gültig ist, das heißt mit demjenigen übereinstimmt, der für eine bestimmte Person bei der Agenzia delle Entrate registriert ist. Diese Übereinstimmung ist entscheidend, um Verwaltungsfehler, Betrug und Verzögerungen bei Vorgängen im Zusammenhang mit Verträgen und dem Fiskus zu vermeiden.

Die Überprüfung des Codice fiscale bei der Agenzia delle Entrate dient dazu, Folgendes zu gewährleisten:

• Datenrichtigkeit: eine grundlegende Voraussetzung für die Ausstellung und Übermittlung offizieller Dokumente wie elektronische Rechnungen und Verträge sowie für die Datenqualität;
• Übereinstimmung der Personendaten: die Überprüfung, dass ein Codice fiscale tatsächlich den Angaben einer bestimmten natürlichen Person entspricht, verhindert Fehler und Verwechslungen der Identität;
• Steuerliche Nachvollziehbarkeit: die Korrektheit des Codice fiscale ist grundlegend für die Erfassung aller steuerlichen Vorgänge, die mit der Person verbunden sind;
• Prävention von Betrug und Fehlern: die Bestätigung der Gültigkeit (und Existenz) eines bestimmten Codice fiscale minimiert das Risiko, mit nicht existierenden Subjekten zu interagieren und administrative Fehler zu begehen.

Ob bei der Ausstellung einer Rechnung oder beim Ausfüllen des Modello 730 — die Richtigkeit des Codice fiscale ist ein entscheidendes Element der Interaktionen zwischen Bürgern, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.

Warum die Berechnung des Codice fiscale nicht ausreicht

Der Codice fiscale hat eine direkte Entsprechung zu den personenbezogenen Daten der betreffenden Person:

• Die ersten drei Buchstaben bestehen in der Regel aus den ersten drei Konsonanten des Nachnamens;
• Die nächsten drei Buchstaben sind die erste, zweite und dritte Konsonante des Vornamens;
• Es folgen zwei Ziffern, die den letzten beiden Ziffern des Geburtsjahres entsprechen;
• Ein Buchstabe zwischen A und T gibt den Geburtsmonat nach einer Zuordnungstabelle an;
• Zwei Ziffern geben den Geburtstag und das Geschlecht an (das Geburtsdatum wird für Männer unverändert angegeben, bei Frauen werden 40 Einheiten hinzugerechnet);
• Ein Buchstabe gefolgt von drei Ziffern entspricht dem Katastercode und gibt die Geburtsgemeinde an;
• Ein letzter Buchstabe dient als Prüfzeichen.

Dieser Mechanismus kann zur Erzeugung identischer Codes für verschiedene Personen führen, ein Phänomen, das als Omocodia bekannt ist. In solchen Fällen weist die Agenzia delle Entrate jeder betroffenen Person einen neuen Code zu, um die Einzigartigkeit der Identifikatoren zu gewährleisten. 

Man kann nie mit Sicherheit sagen, dass der durch Berechnung erhaltene Code tatsächlich zu einer bestimmten Person gehört. Online-Dienste, die erlauben, den Codice fiscale zu berechnen anhand des oben beschriebenen Algorithmus, können daher nicht als verlässliche Quelle zur Überprüfung des Codes angesehen werden.  

Wie man die Überprüfung des Codice fiscale durchführt

Um die tatsächliche Gültigkeit eines Codice fiscale zu prüfen, sind Abgleiche mit den offiziellen Datenbanken der Agenzia delle Entrate erforderlich: dies ist die einzige Maßnahme, die das Vorhandensein eines Codes und seine Zuordnung zu einer bestimmten Person bestätigen kann.

Aus diesem Grund stellt die Agenzia delle Entrate einen kostenlosen Online-Dienst zur Verfügung, mit dem die Gültigkeit eines Codice fiscale einfach und schnell überprüft werden kann.

Die zahlreichen Akteure, die Codici fiscali überprüfen müssen – von E-Commerce-Unternehmen bis zu öffentlichen Stellen – können es sich selten leisten, für jede Kennung eine manuelle Suche im Portal der Agenzia durchzuführen. 

Wenn es darum geht, Benutzerdaten zu verifizieren für Echtzeit-Transaktionen oder zur Aktualisierung von Register- und Datenbanken, ist es erforderlich, auf APIs zurückzugreifen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich an Anbieter zu wenden, die auf Massen-Überprüfungen und Integrationsdienste spezialisiert sind und die offiziellen Ressourcen der Agenzia delle Entrate abfragen — die einzigen, die die tatsächliche Gültigkeit der zu prüfenden Codes garantieren können.