Elektronische Rechnungsstellung in Spanien: Wie sie funktioniert und Fristen

Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern befindet sich Spanien noch in einer frühen Phase der Einführung der neuen Standards für die elektronische Rechnungsstellung. Das Land bewegt sich jedoch rasch in diese Richtung.

Mit dem Inkrafttreten des Ley Crea y Crece und der Einführung des technischen Standards Veri*Factu gibt es nun feste Termine für den Übergang zu einem verpflichtenden elektronischen Rechnungssystem, das mit den anderen europäischen Systemen harmonisiert ist. Unternehmen und Freiberufler, die in Spanien tätig sind, müssen sich ab 2027 daran anpassen.

Wie die elektronische Rechnungsstellung in Spanien funktioniert

Das spanische Rechnungssystem, das traditionell von der Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) verwaltet wird, basiert auf drei grundlegenden Dokumenten:

• Factura Ordinaria, der im B2B-Bereich verwendete Standard, der alle steuerlichen Daten von Lieferant und Kunde enthält (Name, NIF/CIF, Adresse usw.);
• Factura Simplificada, verwendet für die B2C-Rechnungsstellung, also gegenüber Endkunden, für Beträge bis zu 400 Euro (in einigen Branchen, wie Handel und Transport, wird diese Grenze auf 3.000 Euro angehoben);
• Factura Rectificativa, verwendet für Stornierungen, Rücksendungen und Korrekturen.

In diesem Kontext ist das Ley Crea y Crece (Creación y Crecimiento de Empresas) bzw. Gesetz 18/2022 einzuordnen, das im September 2022 verabschiedet wurde und die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen und Freiberuflern mit Sitz in Spanien verpflichtend macht.

Die elektronische Rechnungsstellung - die seit 2015 im öffentlichen Sektor (FACe und FacturaE) verpflichtend war, jedoch nur für Beträge über 5.000 Euro - wird somit auf den gesamten privaten Markt ausgeweitet, wobei lediglich Verkäufe an Endverbraucher (B2C) ausgenommen bleiben.

Crea y Crece: Neuerungen für die elektronische Rechnungsstellung in Spanien

Das Gesetz Crea y Crece legt einige zentrale Punkte für die spanische elektronische Rechnungsstellung fest:

• Einheitliches Format für B2B: Die elektronische Rechnung wird offiziell zum einzig gültigen Format zur Dokumentation von Transaktionen;
• Formate und technische Standards: Rechnungen müssen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten ausgestellt werden (wie FacturaE oder europäische Standards gemäß der Norm EN 16931, etwa UBL oder EDIFACT);
• Nachverfolgungspflicht: Unternehmen sind verpflichtet, den Status der Rechnung nachzuverfolgen und zu melden (erfolgter Empfang, Annahme oder Ablehnung sowie Datum der tatsächlichen Zahlung), um die Zahlungsfristen zu überwachen;
• Plattformen: Unternehmen können die öffentliche Plattform der Steuerbehörde (AEAT) oder private Plattformen nutzen, sofern letztere in der Lage sind, sich kostenlos untereinander zu verbinden.

Diese Regeln gelten ausschließlich für B2B-Geschäfte, bei denen beide Parteien in Spanien ansässig sind. Sie gelten nicht für Transaktionen mit Endverbrauchern (B2C) oder für Geschäfte mit ausländischen oder nicht ansässigen Unternehmen.

Rechnungsstellung in Spanien: das Veri*Factu-System

Die zweite Säule des spanischen Rechnungssystems ist Veri*Factu (Sistemas de emisión de facturas verificables), eine Betrugsbekämpfungsmaßnahme, die kürzlich mit dem Real Decreto 254/2025 aktualisiert wurde.

Während das Gesetz Crea y Crece die Art und Weise der Übermittlung von Steuerdokumenten regelt, gewährleistet Veri*Factu die Integrität und Sicherheit der Software, die zur Rechnungsstellung verwendet wird. Die Vorschrift verpflichtet Buchhaltungs- und Kassensoftware insbesondere dazu, unveränderliche Aufzeichnungen zu erstellen, einen QR-Code auf dem Dokument zu drucken und Verkaufsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörde (AEAT) zu übermitteln.

Die einzigen Unternehmen, die von der Einführung des Veri*Factu-Systems nicht betroffen sind, sind Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro, da diese bereits dem System der sofortigen Umsatzsteuermeldung unterliegen, bekannt als SII (Suministro Inmediato de Información).

Schrittweise Umstellung: die Fristen

Der Übergang des spanischen Systems zur elektronischen Rechnungsstellung sieht eine Reihe von schrittweisen Anpassungen vor, sowohl in Bezug auf die Übermittlungsart (Ley Crea y Crece) als auch auf die technischen Anforderungen an die Rechnungssoftware (Veri*Factu).

Was die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich betrifft, hängt der Zeitplan vom endgültigen Veröffentlichungsdatum der entsprechenden technischen Durchführungsverordnung ab, die am 31. März 2026 im Boletín Oficial del Estado (BOE) erschienen ist. Die Fristen richten sich nach der Unternehmensgröße:

• 31. März 2027: Großunternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro haben 12 Monate Zeit, um ihre Rechnungsprozesse vollständig umzustellen;
• 31. März 2028: Alle anderen Unternehmen, einschließlich Selbstständiger, haben 24 Monate Zeit ab der Veröffentlichung der Durchführungsverordnung.

Innerhalb von 36 Monaten, also im Jahr 2029, wird es für alle verpflichtend, den Bearbeitungs- und Zahlungsstatus der Rechnung zu melden.

Was Veri*Factu betrifft, liegen die Fristen näher. Softwarehersteller sind bereits seit dem 29. Juli 2025 verpflichtet, ausschließlich Lösungen zu vertreiben, die den technischen Anforderungen entsprechen. Unternehmen und Freiberufler, die in Spanien tätig sind, müssen jedoch zwei spezifische Termine im Auge behalten:

• 1. Januar 2027: Alle juristischen Personen und Gesellschaften müssen ihre IT-Systeme anpassen;
• 1. Juli 2027: Die Pflicht wird auf Selbstständige und natürliche Personen ausgeweitet.

Ab 2027 müssen Unternehmen daher eine zertifizierte Software zur Rechnungsstellung verwenden. Die Dokumente können jedoch weiterhin im PDF-Format versendet werden, solange die durch das Ley Crea y Crece vorgesehene Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung noch nicht in Kraft getreten ist.

Die Regeln für ausländische Unternehmen und Sanktionen

Die Reform der spanischen Rechnungsstellung widmet auch dem europäischen und internationalen Kontext besondere Aufmerksamkeit. Ausländische Unternehmen mit einer spanischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind selbstverständlich verpflichtet, sich an die neuen Regeln zu halten, indem sie sich auf kompatible Formate (oder das europäische Peppol-Netzwerk) stützen, um die Interoperabilität bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung zu gewährleisten.

Spanien verlangt keine regelmäßige Übermittlung von Steuerunterlagen, doch die Behörden haben die Befugnis, alle erforderlichen Kontrollen durchzuführen und können daher von Unternehmen strukturierte XML-Daten gemäß den OECD-Richtlinien verlangen.

Die Nichteinhaltung der neuen Bestimmungen zieht Verwaltungsstrafen von bis zu 10.000 Euro pro einzelnem Fehler nach sich, zuzüglich anteiliger Strafen von bis zu 1 % des Gesamtbetrags der fehlerhaften Rechnungen.

Für die Verwendung nicht zertifizierter oder manipulierter Software sind die Strafen noch strenger und betreffen auch die Softwareanbieter. Betreiber, die eine solche Software verwenden, riskieren eine feste Geldstrafe von 50.000 Euro für jedes Geschäftsjahr, in dem die nicht zertifizierte oder veränderte Software verwendet (oder besessen) wurde. Für Anbieter beträgt die feste Geldstrafe 150.000 Euro pro Jahr, zuzüglich einer Strafe von 1.000 Euro für jedes verkaufte Programm (oder jede Lizenz) ohne die erforderliche Zertifizierung.