So funktioniert die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland

Mit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für Geschäftsbeziehungen zwischen privaten Unternehmen verabschiedet sich der deutsche Markt von traditionellen Papierrechnungen und PDF-Rechnungen und setzt zunehmend auf strukturierte Formate, die den europäischen Vorschriften entsprechen.

Das deutsche Rechnungssystem unterscheidet sich jedoch erheblich vom italienischen Modell, da es auf einer dezentralen Struktur basiert. Um den EU-Richtlinien zu entsprechen, hat Deutschland zudem spezifische Formate für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, die jeder Lieferant – auch aus dem Ausland – kennen sollte.

Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Deutschland: Die wichtigsten Schritte der Umstellung

Am 22. März 2024 hat der Bundesrat, das deutsche Verfassungsorgan mit Gesetzgebungsbefugnissen, das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das die verpflichtende B2B-E-Rechnungsstellung in Deutschland einführt.

Die schrittweise Einführung der E-Rechnung begann im Jahr 2025: Seitdem müssen deutsche Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können und dürfen diese auch ausstellen.

Der erste wichtige Meilenstein tritt am 1. Januar 2027 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt wird die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend. Ab diesem Datum sind traditionelle Papierrechnungen nur noch unter besonderen Voraussetzungen zulässig, ebenso wie Formate, die nicht den deutschen Standards XRechnung und ZUGFeRD entsprechen.

Ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische B2B-Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend, und Formate, die nicht mit dem europäischen Standard EN 16931 kompatibel sind, werden nicht mehr akzeptiert.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland?

Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland folgt einem Modell, das sich deutlich vom italienischen unterscheidet: Es gibt weder vorgeschriebene Übertragungsmethoden noch ein zentrales System wie das italienische Sistema di Interscambio (SDI) der Steuerbehörde.

Die Übermittlung elektronischer Rechnungen kann daher auf unterschiedliche Weise erfolgen. Wie im vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten BMF-Schreiben angegeben, können Rechnungen versendet werden:

• Über PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line);
• Über gemeinsam genutzte Portale und elektronische Schnittstellen;
• Per E-Mail.

Wie leicht zu erkennen ist, stellt der Versand per einfacher E-Mail die am wenigsten empfehlenswerte Lösung dar – sowohl hinsichtlich der Sicherheit als auch der automatisierten Verarbeitung der Dokumente. Obwohl das deutsche Recht keine bestimmte Übertragungsmethode vorschreibt, müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (XML), das mit dem europäischen Standard kompatibel ist, ausgestellt werden. Das bedeutet, dass der Versand per E-Mail nur dann rechtskonform ist, wenn der Anhang eine gültige strukturierte Datei und nicht lediglich ein PDF-Dokument enthält.

Wie übermittelt man eine elektronische Rechnung an einen deutschen Kunden?

In Italien ansässige Unternehmen, die Rechnungen nach Deutschland ausstellen, müssen die Dokumente über das SDI-System übermitteln, das die Rechnung für steuerliche Zwecke in Italien validiert. Die Rechnung wird daher wie gewohnt erstellt, wobei im Feld „Empfängercode“ der Code XXXXXXX (zur Kennzeichnung eines ausländischen Kunden) eingetragen wird.

Das System der italienischen Steuerbehörde übernimmt jedoch weder die Weiterleitung der E-Rechnung über das PEPPOL-Netzwerk noch deren Zustellung. Für die Übermittlung an den deutschen Kunden erfolgt die Zustellung derzeit meist direkt per E-Mail oder über gemeinsame Plattformen in Form einer PDF-Kopie oder im hybriden ZUGFeRD-Format.

Falls der Kunde dies verlangt (insbesondere bei B2G-Geschäften mit öffentlichen Verwaltungen), muss die Rechnung über das PEPPOL-Netzwerk versendet werden. Hierzu wird ein qualifizierter Access Point genutzt (eine Liste der Anbieter ist auf dem OpenPeppol-Portal sowie auf der Website der italienischen Behörde AgID verfügbar, die deren Status zertifiziert). Der Access Point wandelt die Daten in das europäische Standardformat PEPPOL BIS 3 um und übermittelt sie an den Access Point des deutschen Empfängers.

ZUGFeRD und XRechnung: Die deutschen Standards für elektronische Rechnungen

Das Bundesministerium der Finanzen definiert elektronische Rechnungen im eigentlichen Sinne (E-Rechnung) als strukturierte Dokumente, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Alle anderen Dokumente, wie Papierrechnungen oder per E-Mail versendete PDF-Dateien, fallen in die Kategorie „sonstige Rechnung“ (Sonstige Rechnung).

Die auf dem Markt verwendeten kompatiblen Formate lassen sich hauptsächlich in zwei Kategorien einteilen:

• Reine XML-Formate wie XRechnung, die offizielle deutsche Umsetzung der Norm EN 16931. Dieses Format wurde für die Automatisierung entwickelt und enthält keine visuelle Komponente (also kein klassisches PDF zur Ansicht);
• Hybride Formate wie ZUGFeRD, das dem französischen Format Factur-X entspricht. Es handelt sich um eine PDF/A-3-Datei, die einen eingebetteten (unsichtbaren) XML-Anhang enthält. Wichtig ist, dass ZUGFeRD verschiedene Detailstufen umfasst und nur einige davon mit der Norm EN 16931 konform sind (insbesondere die Profile COMFORT und EXTENDED).

Für Rechnungen an deutsche öffentliche Verwaltungen ist in der Regel das Format XRechnung vorgeschrieben. B2B-Rechnungen können dagegen auch im hybriden Format ausgestellt und versendet werden, was den Übergang von traditionellen PDF-Rechnungen zu strukturierten elektronischen Rechnungen erleichtert. Dennoch wird auch im B2B-Bereich zunehmend das Format XRechnung verwendet, das als nationales Core-Format als Referenzstandard für zukünftige elektronische Rechnungsprozesse betrachtet werden kann.