Alle in Italien tätigen Unternehmen sind verpflichtet, einen rechtlichen Sitz anzugeben und somit einen steuerlichen Wohnsitz zu bestimmen, und zwar bereits bei der Gründung. Der rechtliche Sitz stellt den zentralen Sitz der Tätigkeit dar, an dem die Geschäftsleitung und Verwaltung des betreffenden juristischen Subjekts durchgeführt werden und an den offizielle Mitteilungen zugestellt werden.

Neben dem rechtlichen Sitz können Unternehmen jedoch auch andere Standorte haben, wie z. B. Labore, Filialen, Büros und Geschäfte. In einigen Fällen kann die unternehmerische Tätigkeit an einem Betriebssitz stattfinden, der sich vom rechtlichen Sitz unterscheidet. Darüber hinaus kann das Unternehmen auch über eine Zweigniederlassung verfügen, die die Hauptgesellschaft dauerhaft repräsentiert.

Steuerlicher Wohnsitz und rechtlicher Sitz: die Unterschiede

Bei der Gründung eines Unternehmens ist es erforderlich, einen steuerlichen Wohnsitz und einen rechtlichen Sitz festzulegen, also eine Adresse anzugeben, an die alle offiziellen und steuerlichen Mitteilungen gesendet werden. Steuerlicher Wohnsitz und rechtlicher Sitz fallen jedoch nicht immer zusammen. Ein Unternehmen kann beispielsweise seinen rechtlichen Sitz in einer Stadt haben, während es mehrere steuerliche Wohnsitze in anderen Gebieten Italiens besitzt.

Gemäß einer weit verbreiteten Vorstellung gibt es zwischen rechtlichem Sitz und steuerlichem Wohnsitz den gleichen Unterschied wie zwischen dem Wohnsitz eines Bürgers und seinem Domizil. Tatsächlich besagt Artikel 46 des Zivilgesetzbuchs, dass der rechtliche Sitz genau mit dem allgemeinen Wohnsitz des juristischen Subjekts übereinstimmt, da er den Hauptsitz seiner Geschäfte angibt. Während der Wohnsitz dem gewöhnlichen Aufenthaltsort einer Person entspricht, wird das Domizil als „der Ort definiert, an dem sie den Hauptsitz ihrer Geschäfte und Interessen festgelegt hat“.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Der rechtliche Sitz ist einzigartig und bezeichnet das administrative Zentrum sowie den allgemeinen Wohnsitz der Gesellschaft, während der steuerliche Wohnsitz in allen Orten gewählt werden kann, an denen die berufliche Tätigkeit kontinuierlich ausgeübt wird.

Steuerlicher Wohnsitz: Was ist das?

Der steuerliche Wohnsitz wird in den Artikeln 58 und 59 des DPR 600/1973 definiert. Hier ist festgelegt, dass andere Subjekte als natürliche Personen ihren steuerlichen Wohnsitz am rechtlichen oder administrativen Sitz haben oder in der Gemeinde, in der eine Zweigniederlassung eingerichtet wurde, bzw. dort, wo die Tätigkeit überwiegend ausgeübt wird.

Der steuerliche Wohnsitz kann mit dem rechtlichen Sitz übereinstimmen, aber er kann auch einer Außenstelle eines Unternehmens zugeordnet sein. Sein Zweck besteht darin, das territorial zuständige Finanzamt für Steuererklärungen und Steuerkontrollen festzulegen.

Wenn ein großes Unternehmen mit rechtlichem Sitz in Rom mehrere Büros oder Geschäfte (im Eigentum oder zur Miete) in anderen Städten betreibt, können diese als steuerliche Wohnsitze des Unternehmens bestimmt werden. Auf diese Weise erhält jeder Standort die Mitteilungen des territorial zuständigen Finanzamts für das jeweilige Gebiet.

Administrativer Sitz und rechtlicher Sitz

Der rechtliche Sitz, auch bekannt als gesetzlicher Wohnsitz oder administrativer Sitz, ist der Sitz, der in der Satzung des Unternehmens eingetragen ist und über das Handelsregister öffentlich zugänglich gemacht wird. Als solcher stellt er den allgemeinen Wohnsitz des juristischen Subjekts dar und wird als Hauptsitz seiner Geschäfte sowie als Adresse für alle administrativen und geschäftlichen Mitteilungen betrachtet.

Aus diesem Grund fällt der rechtliche Sitz eines Einzelunternehmens in der Regel mit dem Wohnsitz oder dem steuerlichen Wohnsitz des Inhabers zusammen.

In großen Unternehmen hingegen kann der rechtliche Sitz einer von mehreren Unternehmensstandorten sein – genauer gesagt der, der als Verwaltungs- und Managementzentrum fungiert. In einigen Fällen kann der Sitz einer Gesellschaft auf eine einfache Adresse zur Entgegennahme der offiziellen Korrespondenz und zur Aufbewahrung der Geschäftsdokumente beschränkt sein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Gesellschaften oder Genossenschaften, die über keine physischen Räumlichkeiten verfügen, als rechtlichen Sitz das Büro eines vertrauenswürdigen Beraters angeben.

In jedem Fall kann jedes Unternehmen nur einen rechtlichen Sitz haben und muss diesen der Handelskammer (CCIAA) melden.

Betriebssitze, Zweigniederlassungen und lokale Einheiten

Zusätzlich zum rechtlichen Sitz kann ein Unternehmen auch weitere Unternehmensstandorte haben. Dies geschieht beispielsweise, wenn die geschäftlichen Aktivitäten überwiegend oder speziell an anderen Orten wie Büros und Filialen ausgeführt werden.

Neben dem Hauptsitz gibt es verschiedene Arten von Unternehmensstandorten, die jeweils eigene Merkmale und Funktionen aufweisen:

• Zweigniederlassung: Ein Standort mit einer gewissen Entscheidungsautonomie, an dem eine dauerhafte Präsenz der Unternehmensvertreter garantiert ist. Dies ist z. B. der Fall bei Zweigniederlassungen großer multinationaler Konzerne in Italien. Laut Artikel 2197 des Zivilgesetzbuchs muss die Einrichtung einer Zweigniederlassung innerhalb von 30 Tagen im Handelsregister eingetragen werden. In diesem Register muss auch der Name des verantwortlichen Vertreters angegeben werden.
• Betriebssitz: Der tatsächliche Standort der unternehmerischen Tätigkeit. Er kann mit dem rechtlichen Sitz übereinstimmen oder sich davon unterscheiden (z. B. eine Arztpraxis, die ihren rechtlichen Sitz in einer anderen Stadt hat, oder ein Bauunternehmen, das einen Betriebssitz auf einer Großbaustelle einrichtet). Eröffnung und Schließung von Betriebssitzen müssen der Handelskammer (CCIAA) gemeldet werden. Im Gegensatz zur Zweigniederlassung ist beim Betriebssitz keine dauerhafte Präsenz der Unternehmensvertreter erforderlich.
• Lokale Einheiten: Dies sind Betriebsstätten, die sich vom rechtlichen Sitz unterscheiden (wie Labore, Werkstätten, Büros, Produktionsstätten und Lagerhäuser), an denen eine oder mehrere spezifische Unternehmensaktivitäten ausgeführt werden. Mit Ausnahme von Lagerhäusern gelten alle lokalen Einheiten bereits bei ihrer Gründung als aktiv und müssen als geschlossen gemeldet werden, sobald sie ihre Tätigkeit einstellen.

Wie findet man den rechtlichen Sitz und die lokalen Einheiten eines Unternehmens?

Ein Unternehmen mit mehreren Standorten kann wählen, ob es Kunden und Lieferanten seinen Hauptsitz oder einen anderen Standort mitteilt. Bei der Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen ist es jedoch wichtig, zwischen dem rechtlichen Sitz und Filialen bzw. lokalen Einheiten zu unterscheiden.

Da es sich um öffentliche Daten handelt, die von den Handelskammern bereitgestellt werden, ist es relativ einfach, den rechtlichen Sitz eines Unternehmens zu ermitteln. Es gibt verschiedene Möglichkeiten: Gelegentliche Recherchen können kostenlos über das Handelsregister-Portal mit der Funktion „Trova Impresa“ (=„Ein Unternehmen finden“) durchgeführt werden. Alternativ kann ein Handelsregisterauszug angefordert werden.

Den rechtlichen Sitz eines Unternehmens per API finden

In automatisierten Geschäftsprozessen kann die Überprüfung des Unternehmenssitzes durch APIs erfolgen: Der Openapi-Dienst Firmensitzadresse ermöglicht beispielsweise in Echtzeit den Abruf der Hauptadresse jedes im Handelsregister eingetragenen italienischen Unternehmens – stets aktualisiert mit offiziellen Daten.

Falls neben dem rechtlichen Sitz auch die Adressen der lokalen Einheiten und weiteren administrativen Standorte eines Unternehmens benötigt werden, kann der Vollständige Unternehmensdaten-Dienst genutzt werden, der über 1.300 Unternehmensdaten bereitstellt.

Das Potenzial der API-Implementierung geht auch über die Grenzen der nationalen Handelskammern hinaus: Mit dem europäische USt-ID-Prüfung ist es möglich, die Mehrwertsteuernummer aller europäischen Unternehmen zu überprüfen und ihren Namen und Sitz zu erhalten, während mit den Diensten Unternehmens Start - Frankreich, Unternehmens Start - Deutschland, Unternehmens Start - Spanien und Unternehmens Start - Portugal mit einer einzigen API-Anfrage über 60 Daten zu Tausenden von europäischen Unternehmen abgerufen werden können, wie z. B. Sitz mit Geokoordinaten, Tätigkeitsstatus und LEI-Code.