VIES-Prüfung: So prüfen Sie eine innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

VIES (VAT Information Exchange System) ist das europäische System, mit dem überprüft werden kann, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der Europäischen Union gültig ist.

Die Überprüfung ist beispielsweise vor einer Lieferung von Waren oder einer Erbringung von Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat sinnvoll. VIES ist keine eigenständige Datenbank: Das System greift auf die Informationen in den nationalen Mehrwertsteuersystemen der Mitgliedstaaten zu.

Was ist VIES?

VIES wurde von der Europäischen Kommission als Instrument eingeführt, um die Überprüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei grenzüberschreitenden Transaktionen zu erleichtern und die Kontrolle innergemeinschaftlicher Transaktionen zu unterstützen. Es handelt sich nicht um eine eigenständige Datenbank der Europäischen Kommission, sondern um ein Abfragesystem, das Informationen aus den nationalen Mehrwertsteuerdatenbanken der einzelnen Mitgliedstaaten abruft. Daher können Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Daten von Staat zu Staat unterschiedlich sein.

Nationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Bevor die Funktionsweise des VIES-Systems im Detail betrachtet wird, ist es sinnvoll, die Begriffe „nationale“ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und „innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ zu erläutern.

Die sogenannte „innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“ ist keine neue steuerliche Identifikationsnummer. Es handelt sich um die nationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die gemäß den Vorschriften des jeweiligen Mitgliedstaates für innergemeinschaftliche Transaktionen freigeschaltet ist und über das VIES-System überprüft werden kann.

Ihre wichtigsten Merkmale sind:

• Identifizierung: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthält das Länderkürzel, gefolgt von der vom jeweiligen Mitgliedstaat vorgesehenen Identifikationsnummer.
• Innergemeinschaftliche Transaktionen: Die VIES-Prüfung ermöglicht es, den Umsatzsteuerstatus des Geschäftspartners bei innergemeinschaftlichen Transaktionen zu überprüfen. Die umsatzsteuerliche Behandlung hängt von der Art und den Bedingungen der jeweiligen Transaktion ab.
• Freischaltung für innergemeinschaftliche Transaktionen: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss gemäß den Vorschriften des jeweiligen Mitgliedstaates für innergemeinschaftliche Transaktionen freigeschaltet sein.

Wie kann man sich für VIES registrieren?

Um innergemeinschaftliche Transaktionen durchführen zu können, muss der Steuerpflichtige gemäß den im jeweiligen Mitgliedstaat vorgesehenen Verfahren für innergemeinschaftliche Transaktionen freigeschaltet sein. In Italien kann die Aufnahme in die VIES-Datenbank über die Dienste der italienischen Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) beantragt werden.

Die Verfahren zur Registrierung im VIES unterscheiden sich je nach Mitgliedstaat:

• bei der Meldung der Aufnahme der Geschäftstätigkeit, teilweise über spezielle Formulare je nach Art des Unternehmens;
• nachträglich bei bereits tätigen Unternehmen über die entsprechenden Online-Dienste der jeweiligen Steuerbehörden.

Auch der umgekehrte Vorgang ist möglich: Wenn Sie künftig keine innergemeinschaftlichen Transaktionen mehr durchführen möchten, können Sie die entsprechende Option widerrufen.

Nach der Aufnahme oder Änderung der Daten kann es einige Zeit dauern, bis die aktualisierte Position im VIES sichtbar ist. Bei einer nicht erfolgreichen Prüfung empfiehlt es sich, auf die Aktualisierung der Systeme zu warten und gegebenenfalls die zuständige Steuerbehörde zu kontaktieren.

Wie viel kostet die Registrierung im VIES?

Die Registrierung im VIES ist in der Regel kostenlos. Es handelt sich um ein kostenloses Verwaltungsverfahren, das direkt über die Online-Dienste der italienischen Steuerbehörde und der zuständigen Institutionen in den anderen Mitgliedstaaten beantragt werden kann.

Wofür wird die VIES-Prüfung verwendet?

Die VIES-Prüfung ermöglicht es festzustellen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU gültig ist.

Das VIES-System dient dazu:

• Innergemeinschaftliche Transaktionen zu überprüfen: Es ermöglicht zu prüfen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU gültig ist.
• Betrugsbekämpfung zu unterstützen: Es unterstützt die Steuerbehörden bei der Kontrolle grenzüberschreitender Transaktionen und bei der Verhinderung von Umsatzsteuerbetrug.
• Kunden/Lieferanten zu überprüfen: Es ermöglicht zu prüfen, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines ausländischen Unternehmens aktiv und für den innergemeinschaftlichen Handel freigeschaltet ist, bevor eine Rechnung ausgestellt oder akzeptiert wird.

Wie prüft man eine innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über VIES?

Vor jeder Transaktion mit einem Kunden oder Lieferanten ist es sinnvoll zu überprüfen, ob das Unternehmen im VIES-System aktiv ist. Für die Prüfung benötigen Sie lediglich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Land, in dem sie registriert ist.

Die Prüfung kann über die Website der Europäischen Kommission oder über eine API durchgeführt werden, indem die Prüfung direkt in die eigenen Rechnungs- oder CRM-Prozesse integriert wird — so funktioniert auch der EU-VIES-Service von Openapi, der speziell für Unternehmen entwickelt wurde, die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei großen Mengen automatisch validieren möchten, anstatt sie einzeln manuell zu prüfen.

Das Ergebnis der VIES-Prüfung kann gültig oder ungültig sein.

Beim EU-VIES-Service von Openapi wird das Ergebnis der Prüfung im Feld valid zurückgegeben: true, wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im VIES gültig ist, und false, wenn die Prüfung ein ungültiges Ergebnis zurückgibt.

Der Service unterstützt keine Rückwärtssuche, d. h. es ist nicht möglich, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anhand des Namens oder der Adresse des Unternehmens zu ermitteln.

VIES-Listen: Gibt es eine herunterladbare Liste?

VIES stellt keine öffentlich herunterladbare Liste aller aktiven innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern zur Verfügung. Das System ist darauf ausgelegt, eine bestimmte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einzeln zu überprüfen, und nicht als öffentlich zugängliche Datenbank für Massenabfragen.

Welche Daten liefert die VIES-Prüfung?

Das VIES-System ermöglicht es, den aktuellen Status der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb der EU zu überprüfen. Es stellt jedoch weder eine Historie früherer Prüfungen noch den früheren Status der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bereit.

Für einige Mitgliedstaaten können neben der Gültigkeit auch der Firmenname und die Anschrift des eingetragenen Firmensitzes abgerufen werden. Die Verfügbarkeit dieser Daten hängt von den nationalen Datenschutzbestimmungen ab und ist daher nicht für alle Mitgliedstaaten garantiert.

Wenn das System ein ungültiges Ergebnis zurückgibt, sind die häufigsten Gründe:

• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer existiert nicht;
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wurde nicht für innergemeinschaftliche Transaktionen freigeschaltet;
• Die Registrierung ist noch nicht abgeschlossen (in einigen EU-Ländern ist eine separate Registrierung für innergemeinschaftliche Transaktionen erforderlich).

Einschränkungen und Wissenswertes über das VIES-System

Das System kann vorübergehend nicht verfügbar oder langsamer als üblich sein, wenn die nationalen Datenbanken aktualisiert werden. Eventuelle Ungenauigkeiten sind nicht der Europäischen Kommission, sondern den nationalen Datenbanken zuzuschreiben, die außerhalb ihrer direkten Kontrolle liegen: Die Europäische Kommission kann eine nationale Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weder überprüfen noch korrigieren, hinzufügen oder löschen.

Seit dem 1. Januar 2021 ist es nicht mehr möglich, Unternehmen mit einer britischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu überprüfen. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Unternehmen, die unter dem Protokoll zu Irland und Nordirland tätig sind, können weiterhin überprüft werden und sind am Präfix „XI“ erkennbar.

Benötigen Sie Zugriff auf weitere Unternehmensdaten?

Mit der VIES-Prüfung lässt sich feststellen, ob eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für innergemeinschaftliche Transaktionen gültig ist. Sie liefert jedoch nicht alle geschäftlichen Informationen über ein Unternehmen.

Für detailliertere Unternehmens- und Geschäftsinformationen bietet Openapi die Worldwide-Services Company Start, Company Advanced und Company Top an, mit Daten zu Unternehmen in mehr als 190 Ländern, darunter Unternehmens-, Finanz- und Kontaktdaten.