Elektronische Rechnungsstellung außerhalb der EU und XML-Standard

Das XML-Format bildet die Grundlage der elektronischen Rechnungsstellung in Italien und weltweit: Obwohl jedes Land eigene Vorschriften und Systeme anwendet, entwickelt sich die E-Rechnung zunehmend in Richtung gemeinsamer technischer Standards und Übertragungsmethoden, wie etwa XML und PEPPOL.

Der XML-Standard bei elektronischen Rechnungen

In der italienischen elektronischen Rechnungsstellung ist die Verwendung des XML-Formats (eXtensible Markup Language) gesetzlich vorgeschrieben. Dieser Standard gewährleistet, dass jede Information (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Betrag, Mehrwertsteuersatz) genau dort positioniert wird, wo das Austauschsystem der italienischen Steuerbehörde sie erwartet.

Über den italienischen Fall hinaus ermöglicht das Vorhandensein eines technischen Standards für den Austausch komplexer Daten automatische Kontrollen, ohne dass Lesefehler auftreten, wie sie bei Bildern oder PDF-Dateien vorkommen könnten. XML ist daher auch die gemeinsame Sprache, die den Austausch zwischen Rechnungssystemen verschiedener Länder ermöglicht.

Im Wesentlichen kann jedes Land seinen eigenen Standard für elektronische Rechnungen einführen, doch dank des XML-Standards können verschiedene nationale Systeme auf eine gemeinsame technische Struktur zurückgreifen, die den Austausch von Nachrichten ermöglicht, die in die jeweiligen digitalen Sprachen „übersetzt“ werden können.

Auf internationaler Ebene ist der regulatorische Rahmen jedoch sehr unterschiedlich – eine Komplexität, die insbesondere Unternehmen betrifft, die zahlreiche Geschäfte mit Nicht-EU-Ländern tätigen.

Elektronische Rechnungsstellung: die Situation in Europa und darüber hinaus

In Europa wie auch im Rest der Welt hat jedes Land eigene Gesetze und technische Regeln für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt: Frankreich erkennt beispielsweise drei Formate für E-Invoicing an (UBL, CII und Factur-X); in Deutschland gibt es zwei (ZUGFeRD und XRechnung). All diese Standards basieren selbstverständlich auf XML. 

Es gibt jedoch einen großen Unterschied zwischen dem italienischen System und den in anderen Ländern eingeführten Modellen. Seit 2019 hat Italien ein zentralisiertes und verpflichtendes System eingeführt, das vorsieht, dass alle Rechnungen über das Austauschsystem der italienischen Steuerbehörde laufen, welches die Rechnung empfängt, prüft und an den Empfänger weiterleitet. Polen, Spanien, Rumänien und andere EU-Länder haben ähnliche Modelle eingeführt oder befinden sich derzeit in der Implementierung.

Deutschland, Belgien und Frankreich sowie die Schweiz und die skandinavischen Länder haben sich hingegen für dezentrale Modelle entschieden (die die Interoperabilität der Daten gewährleisten), bei denen Rechnungen direkt zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden – nach gemeinsamen Übertragungsmethoden und Standards (wie PEPPOL, Pan-European Public Procurement OnLine) –, ohne allgemeine Verpflichtung zur Nutzung einer einzigen staatlichen Plattform. 

Das dezentrale Modell dominiert auch in den wichtigsten Nicht-EU-Ländern für italienische Unternehmen mit internationaler Tätigkeit, wie dem Vereinigten Königreich und den Vereinigten Staaten. Auch hier basieren die Systeme auf dem PEPPOL-Netzwerk und dem XML-Standard, der sich als weltweit gemeinsame technische Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung bestätigt.

Die italienischen Vorschriften für die Rechnungsstellung außerhalb der EU

Die italienische Gesetzgebung schreibt vor, dass alle elektronischen Rechnungen – auch solche an Kunden außerhalb der EU – im XML-Format erstellt und zehn Jahre lang digital archiviert werden müssen. Anders als im Inland ist für Kunden außerhalb der EU die Übermittlung der XML-Datei über das Austauschsystem jedoch nicht die einzige Möglichkeit, dem Kunden das Dokument zuzustellen, da dieser die Rechnung in der Regel per E-Mail im PDF-Format erhält.

Die Übermittlung der XML-Datei an das SdI bleibt dennoch gesetzlich vorgeschrieben, um die Transaktionsdaten an die italienische Steuerbehörde zu übermitteln (was die frühere Meldung grenzüberschreitender Transaktionen ersetzt). Da in diesem Fall kein italienischer Empfängercode angegeben werden kann, muss das Feld „Empfängercode“ mit dem konventionellen siebenstelligen Code XXXXXXX ausgefüllt werden.

Warum der XML-Standard für Rechnungen außerhalb der EU sinnvoll ist

Wie bereits erwähnt, schreibt das italienische Recht die Übermittlung der XML-Datei an den Kunden bei elektronischen Rechnungen außerhalb der EU nicht vor. 

Die Verwendung dieses Formats zur Verwaltung des gesamten Dokumentenflusses bringt jedoch erhebliche Vorteile mit sich – und das nicht nur im Hinblick auf die internationale steuerliche Compliance. 

Der erste Vorteil betrifft die Meldung grenzüberschreitender Transaktionen: Wenn Rechnungen über das SdI laufen, kann die italienische Steuerbehörde die Transaktionsdaten automatisch erfassen, wodurch die separate Mitteilung grenzüberschreitender Vorgänge entfällt.

Darüber hinaus ermöglicht die Einführung eines strukturierten Formats wie XML die Automatisierung interner Prozesse, da die manuelle Eingabe von Daten in Verwaltungssoftware entfällt. Nicht ohne Grund verlangen große Unternehmen häufig auch die XML-Datei der Rechnungen, damit sie diese direkt in ihre Informationssysteme integrieren können.