Elektronischer Kassenbeleg: Was ändert sich 2026?

Ab dem 1. Januar 2026 müssen die Ausstellung von elektronischen Kassenbons und die Übermittlung der Umsätze an die Steuerbehörde den neuen Vorschriften entsprechen, die durch das Haushaltsgesetz 2025 eingeführt wurden. 

Händler können das alte elektronische Kassensystem zugunsten von Softwarelösungen aufgeben, müssen jedoch ihre Systeme an die Vorschriften anpassen, beginnend mit der Pflicht zur Integration zwischen POS und dem Ausgabesystem.

Verpflichtender digitaler Kassenbon: Neuerungen ab 2026

Die Einführung des elektronischen Kassenbons ist seit 2022 verpflichtend. Seitdem sind alle Unternehmen mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verpflichtet, diese Art von Beleg über ein elektronisches Kassensystem (mit Internetverbindung) auszustellen, das die Umsatzdaten automatisch an die Steuerbehörde übermittelt. 

Ordnungsgemäß arbeitende Händler verfügen bereits über ein internetverbundenes elektronisches Kassensystem. POS und Kassensystem kommunizieren jedoch möglicherweise nicht miteinander, was zu verschiedenen Fehlern bei der Übermittlung der Daten an die Steuerbehörde führen kann. Genau hier setzt das Haushaltsgesetz 2025 an, das die verpflichtende Integration zwischen POS und Kassensystem einführt und neue Methoden zur Übermittlung der Umsätze festlegt, die kein traditionelles elektronisches Kassensystem mehr erfordern.

Ab dem 1. Januar 2026 müssen daher alle zur Ausstellung elektronischer Kassenbons verpflichteten Unternehmen die neuen Vorgaben einhalten.

Neuer digitaler Kassenbon: Funktionsweise

In Artikel 24 des Gesetzesdekrets 1/2024 werden zwei wichtige Neuerungen eingeführt:

• Kassenbon ohne Registrierkasse: die elektronische Speicherung und die telematische Übermittlung der täglichen Umsätze „kann über Softwarelösungen erfolgen, die die Sicherheit und Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten“;
• POS-Integration: die oben genannten Softwarelösungen „müssen eine vollständige Integration und Interaktion zwischen dem Prozess der Umsatzaufzeichnung und dem elektronischen Zahlungsprozess ermöglichen“.

Neben den sogenannten hardwarebasierten Lösungen, die auf der physischen Präsenz eines elektronischen Kassensystems basieren, kommen neue softwarebasierte Lösungen hinzu, die über zwei Hauptkomponenten funktionieren:

• der Ausgabepunkt (PEM): sammelt die Daten, versieht sie mit einer digitalen Signatur und übermittelt sie an den Verarbeitungspunkt. Er kann auf Tablets und PCs sowie direkt auf POS-Terminals installiert werden;
• der Verarbeitungspunkt (PEL): empfängt die Dokumente und leitet sie an die Steuerbehörde weiter.

Wie gesetzlich festgelegt, müssen PEM und PEL den technischen Spezifikationen der Steuerbehörde entsprechen und daher von autorisierten Stellen zertifiziert sein.

Telematischer Kassenbon und POS: Fristen und Sanktionen 

Am 5. März hat die Steuerbehörde die Aktivierung eines Dienstes bekannt gegeben, der es ermöglicht – über einen einfachen Online-Vorgang – die gesetzlich vorgeschriebene Verbindung zwischen elektronischen Kassensystemen und POS herzustellen, die seit dem 1. Januar gilt.

Wie von der Behörde angegeben, besteht für die Registrierung von bereits zwischen dem 1. und 31. Januar 2026 verwendeten Zahlungssystemen Zeit bis zum 20. April. Für neue Systeme hingegen gilt: „Die Zuordnung muss ab dem sechsten Tag des zweiten folgenden Monats nach dem Datum der tatsächlichen Verfügbarkeit des elektronischen Zahlungsmittels erfolgen und in jedem Fall bis zum letzten Arbeitstag desselben Monats. Beginnt ein neues POS beispielsweise im März zu arbeiten, muss es zwischen dem 6. und 31. Mai mit dem Kassensystem verbunden werden.“

Bei Nichteinhaltung der Fristen drohen Sanktionen von 1.000 bis 4.000 Euro.

Elektronischer Kassenbon: API-Integration

Technisch gesehen erfolgen alle Interaktionen zwischen modernen Softwaresystemen, einschließlich PEM und PEL, über API-Protokolle. In klassischen Lösungen, die auf Tablets und PCs installiert sind, sind APIs hinter der grafischen Benutzeroberfläche verborgen, die die manuelle Nutzung der Software ermöglicht, die sogenannte UI. 

Es gibt jedoch auch einen direkteren Ansatz: die Integration des elektronischen Kassenbons über APIs. In diesem Fall stellt der Anbieter keine Standard-App bereit, sondern ermöglicht die direkte Verbindung des eigenen Verwaltungssystems, E-Commerce oder Zahlungssystems mit den Servern des PEL über API-Endpunkte.

Dies ermöglicht es, die Ausstellung von Kassenbons mit bereits bestehenden Prozessen, wie etwa einem Online-Checkout, zu verknüpfen, wodurch der gesamte Prozess der Ausstellung und Datenübermittlung an die Steuerbehörde vollständig automatisiert und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt wird.