Ab dem 1. Januar 2022 wurden der Steuerbeleg und die Papierquittungen endgültig durch den elektronischen Beleg ersetzt.

Mit der Einführung der neuen Regelungen können die Verpflichtungen der Händler automatisiert verwaltet werden, indem entweder ein Telematischer Registrierkassenapparat installiert oder auf Softwarelösungen zurückgegriffen wird, die dank API-Integration auch webbasiert und in der Cloud genutzt werden können.

Diese Möglichkeit, die durch das Gesetzesdekret zur „Rationalisierung und Vereinfachung der Vorschriften zu Steuerpflichten“ explizit festgelegt wurde, ermöglicht es, die Übermittlung der Kasseneinnahmen zu gewährleisten, ohne teure Geräte für jeden Verkaufsort anschaffen zu müssen. Dies kann auch leicht auf den E-Commerce-Bereich angewendet werden.

Elektronischer Beleg: Was ist das und wie funktioniert er?

Schrittweise eingeführt ab 2019, hat der elektronische Beleg ab dem 1. Januar 2022 endgültig den Papierbeleg und die Steuerquittung ersetzt. Die Neuerung, die alle Einzelhändler und vergleichbare Personen betrifft, sieht die Pflicht zur elektronischen Speicherung und Übermittlung der Einnahmen für den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an die Agentur der Einnahmen vor.

Beim Kauf erhält der Kunde ein Handelsdokument, das die per Datenübertragung übermittelten Transaktionen auflistet und wie der alte Beleg verwendet werden kann, um bestimmte Gesundheitsausgaben durch die Angabe der Steuernummer abzuziehen. Die Übermittlung der Pflichtdaten an die Agentur der Einnahmen wird jedoch vollständig automatisiert.

Der elektronische Beleg kann entweder über einen Telematischen Registrierkassenapparat oder über ein webbasiertes Verfahren ausgestellt werden, das von der Agentur der Einnahmen kostenlos bereitgestellt wird und auch in Kombination mit dem telematischen Registrierkassenapparat (RT) genutzt werden kann.

Übermittlung der Einnahmen ohne Telematischen Registrierkassenapparat

Artikel 24 des Gesetzesdekrets zur „Rationalisierung und Vereinfachung der Vorschriften zu Steuerpflichten“, veröffentlicht im Amtsblatt am 8. Januar 2024, ermöglicht es, den Verpflichtungen zur elektronischen Speicherung und Übermittlung der Einnahmen „auch durch Softwarelösungen nachzukommen, die die Sicherheit und Unveränderlichkeit der Daten gewährleisten“.

Diese Möglichkeit, die bereits von der Agentur der Einnahmen in der Antwort Nr. 413 vom 25. September 2020 angesprochen wurde, erlaubt es Händlern, ihren steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen, ohne einen Telematischen Registrierkassenapparat erwerben zu müssen.

Wie im oben genannten Dekret zu lesen ist, können die Softwarelösungen auf jedem beliebigen Gerät installiert werden, einschließlich der sogenannten Smart POS, „um die vollständige Integration und Interaktion des Belegerfassungsprozesses mit dem elektronischen Zahlungsprozess zu ermöglichen.“

Diese Softwarelösungen sollen die Speicherung und telematische Übermittlung der Einnahmen vereinfachen und den Prozess für Händler weniger aufwändig gestalten. Sie ermöglichen es zudem der Finanzaufsichtsbehörde und der Agentur der Einnahmen, ihre Kontrollen aus der Ferne durchzuführen, ohne physisch im Geschäft anwesend sein zu müssen, um Vor-Ort-Prüfungen durchzuführen.

Die API für die Verwaltung der Steuerbelege

Nach der geltenden italienischen Gesetzgebung, wie bereits erwähnt, muss jeder Einzelhandelsverkauf mit der Ausstellung eines Handelsdokuments einhergehen, das telematisch an das Portal „Fatture e Corrispettivi“ (=„Rechnungen und Fakturen“) der Agentur der Einnahmen übermittelt wird.

Händler, die nur eine begrenzte Anzahl von Rechnungen ausstellen, können auf den Erwerb eines RT verzichten und auf den kostenlosen Webservice „Documento Commerciale Online“ der Agentur der Einnahmen zurückgreifen. Wie die Behörde selbst empfiehlt, ist diese Methode jedoch nicht besonders geeignet für diejenigen, die eine große Anzahl von Handelsdokumenten verwalten müssen.

In diesen Fällen wird empfohlen, eine automatisierte Lösung zu wählen, was die Wahl zwischen dem Kauf eines Telematischen Registrierkassenapparats oder der Einführung einer der zahlreichen Softwarelösungen, die durch die API-Integration ermöglicht werden, zurückführt.

Dank der API, die eine Echtzeit-Kommunikation mit der Agentur der Einnahmen ermöglicht, ist es möglich, jedes Gerät, lokal oder in der Cloud, in ein vollständiges Werkzeug für die Verwaltung der Handelsdokumente in Echtzeit zu verwandeln.

Die API-Integration ermöglicht es nicht nur, den gesamten Prozess zu automatisieren, sondern auch, die Handelsvorgänge und deren Verwaltung im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen an Datensicherheit und Unveränderlichkeit zu vereinfachen.

API Steuerbeleg: Eine Lösung, unendliche Möglichkeiten

Die Möglichkeit, Handelsdokumente auszustellen und diese in Echtzeit an die Agentur der Einnahmen zu übermitteln, ist ein wesentlicher Bestandteil der API-Integration, insbesondere für diejenigen, die große Mengen an Belegen verwalten müssen.

Ob es sich um die Verwaltung eines kleinen Einzelhandelsgeschäfts oder einer großen Ladenkette mit Filialen in ganz Italien handelt, die API-Integration ermöglicht den Aufbau einer maßgeschneiderten Lösung für jedes Bedürfnis: Die APIs von Openapi ermöglichen es, mit jedem Abrechnungssystem zu interagieren und können sowohl in bestehende Apps und Verwaltungssysteme als auch in E-Commerce-Plattformen einfach integriert werden.

Durch die API-Integration ist es möglich, jeden PC und jedes Smartphone in ein Gerät zu verwandeln, das es ermöglicht:

• Elektronische Belege an das Portal „Fatture e Corrispettivi“ (=„Rechnungen und Fakturen“) der Agentur der Einnahmen zu übermitteln;
• Bereits gesendete Belege zu stornieren;
• Handelsdokumente herunterzuladen und an den Kunden zu senden;
• Die Liste der ausgestellten Dokumente anzuzeigen und zu verwalten;
• Den Code für die Quittungslotterie einzufügen.

Die telematische Übermittlung der Daten in Echtzeit ermöglicht es nicht nur, jederzeit den steuerlichen Anforderungen zu entsprechen, sondern auch das Handelsdokument an den Kunden in der gewünschten Form, von WhatsApp bis SMS, zu senden, bevor dieser das Geschäft verlässt.

Die Digitalisierung des Prozesses führt daher zu keiner wesentlichen Änderung des Einkaufserlebnisses, sodass traditionelle Geschäfte ihre charakteristischen Besonderheiten beibehalten können. Webdienste wie E-Commerce-Plattformen und Apps für Bestellungen und Lieferungen nach Hause können sich hingegen auf eine vollständige, sichere und äußerst flexible Lösung zur Verwaltung von Handelsdokumenten verlassen.

API für den elektronischen Beleg: Die Vorteile

Die Möglichkeit, Softwarelösungen für die Speicherung und Übermittlung der täglichen Einnahmedaten zu verwenden, markiert einen wichtigen Fortschritt im Prozess der Digitalisierung und Vereinfachung der bürokratischen Verfahren für Unternehmen.

Dank dieser Option können Handelsunternehmen jeder Art und Größe von mehreren Vorteilen profitieren:

• Kostenersparnis: Es ist nicht nur möglich, den Kauf eines Telematischen Registrierkassenapparats zu vermeiden, sondern auch die neue Technologie auf bereits verwendeten Geräten einzusetzen;
• Flexibilität: Die API für Steuerbelege kann in bestehende Verwaltungssysteme integriert und in Kombination mit dem RT oder mit jedem anderen Gerät (Smartphone, Tablet, PC, Mac usw.) verwendet werden;
• Skalierbarkeit und Modularität;
• Fernaktualisierungen und -kontrollen;
• Cloud-Betrieb: Die API-Integration ermöglicht den Zugriff auf Cloud-Lösungen, die die Verwendung von lokaler Hardware vollständig überflüssig machen.

Die Digitalisierung der Beziehungen zwischen Steuerbehörden und Unternehmen bietet somit die konkrete Möglichkeit, die Verwaltung der bürokratischen Anforderungen durch maßgeschneiderte, skalierbare und äußerst flexible Lösungen, die für jedermann zugänglich sind, ein für alle Mal zu vereinfachen.