Ab 2021 hat das Handelsdokument offiziell den gedruckten Steuerbon und die Steuerquittung ersetzt.

Wer Einzelhandel betreibt oder andere Tätigkeiten ausführt, bei denen keine elektronische Rechnung erforderlich ist, muss daher den elektronischen Kassenbon ausstellen und die täglichen Umsätze elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

Diese Operation kann über eine telematische Registrierkasse (RT) oder online über den Dienst „Online-Handelsdokumente“ der Steuerbehörde erfolgen.

Was ist ein Handelsdokument?

Das Handelsdokument, oder elektronischer Kassenbon, hat die alten Steuerquittungen und Papierbons ersetzt. Beim Kauf eines Produkts im Geschäft oder bei einem Handwerker erhält man ein Dokument, das keinen steuerlichen Wert hat, aber als Kaufnachweis gilt.

Alle, die „Einzelhandel oder ähnliche Tätigkeiten“ ausführen, für die keine Rechnung erforderlich ist, außer auf Wunsch des Kunden, müssen ein Handelsdokument ausstellen. Die Pflicht betrifft also alle, die früher Steuerbons oder Quittungen ausgestellt haben.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Kassenbon?

Die elektronische Rechnung ist zwar ein Handelsdokument, unterscheidet sich aber deutlich vom Kassenbon oder der Quittung. Sie enthält mehr Informationen, z.?B. Name und Adresse des Kunden sowie eine detaillierte Liste der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.

Die Rechnung stellt außerdem eine Zahlungsaufforderung dar, wird also meist vor dem Geschäftsvorgang erstellt und enthält ein Fälligkeitsdatum. Der Bon oder die Quittung hingegen bestätigt den bereits erfolgten Zahlungsvorgang.

Diese wesentlichen Unterschiede führen dazu, dass Rechnung und Bon verschiedenen Regeln und Übermittlungsverfahren an das Finanzamt unterliegen.

Wer zur Rechnung verpflichtet ist, kann spezielle Software zur elektronischen Rechnungsstellung nutzen, um das Dokument zu erstellen und an das Austauschsystem der Finanzbehörde zu senden.

Alle, die früher Quittungen oder Kassenbons nutzten, haben zwei Optionen: eine automatische Registrierkasse (oder entsprechende Software) oder die Webprozedur der Steuerbehörde.

Umsätze: was sie sind und wie man sie übermittelt

Umsätze sind Einnahmen von Einzelhändlern und anderen, die keine Rechnungen ausstellen müssen. Sie müssen im Umsatzregister eingetragen werden, das täglich die Gesamteinnahmen dokumentieren muss.

Mit der Abschaffung der alten Quittungen und Bons wurde auch das Umsatzregister digitalisiert: Bei den meisten erfolgt die Eintragung und Übermittlung heute elektronisch.

Bei telematischen Registrierkassen läuft dies automatisch ab: Die Bons werden gespeichert und am Tagesende an die Behörde übermittelt. Gleiches gilt für Softwarelösungen auf PCs oder Tablets mit integrierten APIs.

Wie man ein Handelsdokument an das Finanzamt sendet

Es gibt mehrere Wege, ein Handelsdokument zu senden:

Website der Behörde: Wer nur wenige Bons erstellt, kann das Online-Verfahren „Handelsdokument“ im Portal „Rechnungen und Umsätze“ nutzen. Es ist kostenlos, erfordert aber eine aktive Internetverbindung bei jedem Verkaufsvorgang;
Telematische Registrierkasse (RT): Beim Kassenabschluss erzeugt das RT ein versiegeltes File mit den Tagesumsätzen und sendet es automatisch an das System der Behörde;
Software für PC, Tablet und Smartphone: Verschiedene Programme ermöglichen das Erstellen und Versenden der Bons (auch per SMS oder E-Mail) und übermitteln die Daten in Echtzeit.

Diese Lösungen nutzen APIs, die auch in proprietäre Systeme großer Handelsketten oder E-Commerce-Plattformen integriert werden können.

Die APIs für den elektronischen Kassenbon

Durch Integration der Rechnungs-APIs lassen sich elektronische Bons in Echtzeit per Software verwalten. Dabei wird das Webverfahren „Online-Handelsdokument“ automatisiert – ein sogenannter „Beschleuniger“ laut Behörde.

Ideal für ERP-Systeme und automatisierte Unternehmen wie E-Commerce-Shops. Der Dienst von OpenAPI ermöglicht schnelle, sichere und flexible Verwaltung. Er erlaubt verschiedene Zahlungsarten (z.?B. Essensgutscheine), Rückgaben und das Stornieren fehlerhafter Dokumente nach dem Versand.

Über die API lassen sich auch Kundenquittungen drucken und alle ausgestellten Dokumente nach Datum, Nummer oder anderen Parametern filtern.