Peppol ist das System, das es Unternehmen aus verschiedenen Ländern ermöglicht, Transportdokumente und elektronische Rechnungen auf standardisierte und sichere Weise über ein zertifiziertes Netzwerk auszutauschen.

Ursprünglich als Projekt der Europäischen Kommission zur Vereinfachung der transnationalen E-Procurement-Verfahren gegründet, ist Peppol heute weltweit verbreitet. Sein Aufbau umfasst eine Netzwerk-Infrastruktur, technische Interoperabilitätsspezifikationen und eine Reihe von Vereinbarungen, die die Nutzung des Systems regeln.

Peppol AgID: Was ist das?

Peppol steht für Pan-European Public Procurement On-Line. Es ist ein 2008 gestartetes Projekt zur Vereinfachung des Handels zwischen europäischen Ländern, das sich im Laufe der Jahre zu einem globalen Instrument für den Austausch von elektronischen Handelsdokumenten zwischen Ländern entwickelt hat.

Es handelt sich nicht um eine Plattform zur Dokumentenübertragung, sondern um ein Netzwerk, das die verschiedenen bereits bestehenden Plattformen zu diesem Zweck verbindet: Im Wesentlichen können alle Dienstleister, die die Peppol-Standards einhalten, die Netzwerk-Infrastruktur nutzen, um sich mit anderen Serviceanbietern zu verbinden.

Durch die Verbindung mit Peppol ist es möglich, Handelsdokumente und elektronische Rechnungen mit Anbietern auf der ganzen Welt auszutauschen: Die einzige wesentliche Voraussetzung ist, dass die beiden Beteiligten, die den Versand und Empfang übernehmen, Peppol-fähig sind.

Die Governance des Systems liegt bei der Organisation OpenPEPPOL, die für die Verwaltung der zentralen Komponenten der Infrastruktur zuständig ist (d.h. das eDelivery Network, die Interoperabilitätsspezifikationen und die Vereinbarungen, die die Nutzung regeln).

Auf der peripheren Ebene wird das Netzwerk von den verschiedenen nationalen Peppol-Behörden überwacht. In Italien übernimmt diese Rolle die AgID (Agentur für digitale Innovation), die unter anderem für die Akkreditierung der verschiedenen Peppol Access Point-Anbieter zuständig ist.

Wie funktioniert das Peppol-System?

Wenn eine Entität sich im Peppol-Netzwerk akkreditieren möchte, muss sie zunächst einen akkreditierten Vermittler auswählen, der als Access Point fungiert, um mit den anderen Knoten im Netzwerk zu kommunizieren.

Der Vermittler stellt eine Peppol Participant ID zur Verfügung, die die eindeutige elektronische Adresse der Entität im Netzwerk darstellt.

Das System nutzt ein Vier-Eck-Modell: In diesem Schema sind die ersten beiden Ecken der Absender und der Empfänger, und die anderen beiden sind die jeweiligen Access Points, die die beiden Benutzer miteinander verbinden. Dieses Modell hat es ermöglicht, das alte „Dreieck“-Modell zu überwinden, das die Funktionsweise von E-Procurement-Netzwerken verhinderte, wenn Anbieter und Kunde unterschiedliche Anbieter hatten.

Wenn ein Benutzer eine elektronische Peppol-Rechnung sendet, führt der Access Point des Absenders eine Suchaktion (Look-up) durch, um den empfangenden Access Point zu finden. Dies wird durch den Service Metadata Publisher (SMP) ermöglicht, der es erlaubt, den Access Point zu identifizieren, bei dem der Empfänger registriert ist, und dessen Verfügbarkeit zum Empfang des Dokuments zu überprüfen.

Die Übertragung von elektronischen Bestellungen auf internationaler Ebene umfasst auch das System für den Austausch von Daten der italienischen Steuerbehörde, das dann die erhaltenen elektronischen Dokumente gemäß dem Peppol-Standard empfängt, übersetzt und an italienische Benutzer weiterleitet.

Peppol elektronische Rechnungen: Die Participant ID

Wenn die Kommunikation über das Peppol-Netzwerk erfolgt, werden der Absender und der Empfänger durch die von den Dienstleistern bereitgestellten Participant IDs identifiziert.

Für italienische Unternehmen gelten folgende Codes:

- 0211:ITpartitaIVA;
- 1210:CodiceFiscale;
- 0201:CodiceIPA (für öffentliche Verwaltungen);

Um elektronische Rechnungen ins Ausland über Peppol zu senden, reicht es nicht aus, im internationalen Netzwerk registriert zu sein; es ist auch notwendig, dass die Rechnungsdokumente die Participant ID enthalten.

Alle über Peppol empfangenen Bestellungen (was auch bei anderen Systemen wie dem NSO der Fall ist) müssen die sogenannte Identifikationstriplett enthalten, d.h.: Dokumenten-ID, Ausstellungsdatum des Dokuments und Endpoint ID, also die ID des Absenders.

Peppol: Vorteile und Perspektiven

Ursprünglich als europäisches Projekt konzipiert, hat sich Peppol schnell als sehr erfolgreiche Ressource erwiesen, sodass mehrere Länder beschlossen haben, es zu nutzen: Singapur und Japan waren die ersten Nicht-EU-Länder, die Peppol-Behörden wurden, gefolgt von Australien, Neuseeland und Malaysia.

Der Peppol-Interoperabilitätsrahmen ist im Wesentlichen eine Art „gemeinsame Sprache“, durch die private Unternehmen und öffentliche Stellen aus verschiedenen Ländern sicher und zertifiziert Dokumente jeglicher Art austauschen können.

Darüber hinaus ermöglicht die Einhaltung des Standards die Automatisierung manueller Rechnungs- und Dokumentensucheprozesse, wodurch Kosten und Fehlerquellen reduziert werden.

Dass jeder Anbieter dem Netzwerk beitreten kann, stellt einen großen Vorteil für Unternehmen und öffentliche Stellen dar, da sie den am besten geeigneten Anbieter aus den zahlreichen AgID-zertifizierten Anbietern auswählen können.

Vor allem für die elektronische Rechnungsstellung verwendet, kann die Peppol-Infrastruktur potenziell auch andere Dokumententypen verwalten: Laut Open PEPPOL könnte das System in Zukunft unter anderem für die Standardisierung der Logistik und für das Management des Austauschs von Informationen zwischen öffentlichem Sektor, Bürgern und Unternehmen genutzt werden.