Leitfaden zur Einsicht elektronischer Rechnungen im Portal der italienischen Steuerbehörde

Die Einsicht in elektronische Rechnungen ist eine wesentliche Tätigkeit für Unternehmen, Fachleute, Steuerberater und Verwaltungssoftware, die Dokumente überwachen müssen, welche über das Austauschsystem (SDI) verarbeitet werden. Im Portal der italienischen Steuerbehörde heißt der entsprechende Bereich „Fatture e Corrispettivi (Rechnungen und Kassenbelege)“: Hier können ausgestellte und empfangene Rechnungen eingesehen, der Übertragungsstatus überprüft, Details abgerufen und offizielle XML-Dateien heruntergeladen werden.

In diesem Leitfaden zeigen wir Schritt für Schritt, wie Sie sich im Bereich „Rechnungen und Kassenbelege“ zurechtfinden, um elektronische Rechnungen abzurufen, die über die Openapi Invoice APIs gesendet und empfangen wurden.

Was sind „Fatture e Corrispettivi (Rechnungen und Kassenbelege)“

„Rechnungen und Kassenbelege“ ist der Online-Dienst der italienischen Steuerbehörde, der sich an Unternehmen und Fachleute (umsatzsteuerpflichtige Personen) richtet. Er ermöglicht die Verwaltung und Einsicht aller Daten im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung und elektronischen Kassenbelegen. Es handelt sich um die operative Plattform, die mit dem Austauschsystem (SDI) verbunden ist, über das elektronische Rechnungen von Umsatzsteuerpflichtigen, Unternehmen und Fachleuten übermittelt und gespeichert werden.

Die am häufigsten genutzten Funktionen umfassen:

• Einsicht in ausgestellte und empfangene elektronische Rechnungen;
• Überprüfung des Status der an das SDI übermittelten Rechnungen
• Download der XML-Datei und der Rechnungsmetadaten
• Überwachung der Benachrichtigungen (Zustellung, Ablehnung, Nichtzustellung)
• Verwaltung von Umsatzsteuerdaten
• Übermittlung und Einsicht täglicher Kassenbelege (elektronische Belege)

Dieser Dienst ist vom „Steuer-Drawer“ (Cassetto Fiscale) zu unterscheiden, der das persönliche Archiv des Steuerpflichtigen (natürliche Person oder Unternehmen) auf der Website der italienischen Steuerbehörde darstellt. Dieser ermöglicht die zentrale Einsicht in Steuerdokumente, Erklärungen und geleistete Zahlungen.

1. Zugriff auf „Rechnungen und Kassenbelege“

Um schnell auf den Bereich für elektronische Rechnungen zuzugreifen, empfiehlt es sich, direkt Rechnungen und Kassenbelege aufzurufen, anstatt über die Startseite des Portals der italienischen Steuerbehörde zu gehen.

 

 

 

Für den Zugriff auf den Service benötigen Sie eine der folgenden Authentifizierungsmethoden:

• SPID
• CIE (Elektronische Identitätskarte)
• CNS (Nationale Dienstleistungskarte)
• Fisconline / Entratel Zugangsdaten

 

 

2. Arbeitsprofil konfigurieren

Nach dem Login muss der Benutzer das Profil auswählen, mit dem er arbeiten möchte

Nach dem Login muss der Nutzer das Profil auswählen, mit dem er arbeiten möchte:

• Ich selbst: um auf die mit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verbundenen Dienste zuzugreifen
• Beauftragter: wenn Sie beauftragt wurden, im Namen des Unternehmens zu handeln, in dem Sie arbeiten
• Direkte Vollmacht: wenn Sie eine Vollmacht von einem Kunden mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten haben
• Betreuer: wenn Sie als rechtlicher Betreuer des Umsatzsteuerpflichtigen handeln müssen (z. B. im Falle einer Entmündigung)

 

 

Nach Auswahl des Profils können Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auswählen, für die Sie tätig werden möchten. Wählen Sie den Benutzer aus, der dem Unternehmen zugeordnet ist, dessen Rechnungen Sie einsehen möchten.

Nachdem das Arbeitsprofil konfiguriert wurde, können Sie mit der Einsicht von Rechnungen und Kassabelegen fortfahren, indem Sie auf die Schaltfläche „Weiter“ klicken.

3. Auswahl „Elektronische Rechnungen und andere Umsatzsteuerdaten“

Nach dem Login im Portal „Rechnungen und Kassabelege“ stehen Ihnen verschiedene Bereiche zur Verfügung. Klicken Sie im Bereich „Einsicht“ auf "Elektronische Rechnungen und andere Umsatzsteuerdaten".

 

4. Einsicht elektronischer Rechnungen (ausgestellt oder empfangen)

Im Bereich „Einsicht“ können Sie ausgestellte oder empfangene Rechnungen anzeigen, indem Sie auf den entsprechenden Link klicken.

 

Im Bereich „Abfrage“ wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Ausgestellte Rechnungen: um die von Ihnen versendeten Rechnungen anzuzeigen
• Empfangene Rechnungen: um die von Ihnen erhaltenen Rechnungen anzuzeigen

 

Der Bildschirm ermöglicht es, für jede Tabellenzeile die wichtigsten zusammenfassenden Daten des Dokuments anzuzeigen, darunter:

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum,
• Steueridentifikationsnummer des Lieferanten oder Kunden,
• steuerpflichtiger Betrag und Steuerbetrag,
• eindeutige Kennung, die vom Austauschsystem (SDI) der XML-Datei der Rechnung zugewiesen wird, sowie eine eventuelle Anwendung der Stempelsteuer.

Beim Überfahren der Maus über die Kennung des Beteiligten wird zudem die entsprechende Bezeichnung angezeigt.

Durch Klicken auf das Lupen-Symbol in der letzten Spalte kann der Umsatzsteuerpflichtige auf die detaillierten Rechnungsdaten zugreifen oder die entsprechende XML-Datei herunterladen.

Die Liste kann mithilfe von Parametern wie z. B. Art der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsart gefiltert werden. Zusätzlich kann über die im Bereich verfügbare Funktion „Erweiterte Suche“ eine spezifische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer ausgewählt oder nach Rechnungsart bzw. -status gefiltert werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass die elektronischen Rechnungsdateien, die korrekt an das Austauschsystem (SDI) übermittelt wurden, im geschützten Bereich der Website der italienischen Steuerbehörde bis zum 31. Dezember des zweiten Jahres nach ihrem Eingang beim SDI zur Verfügung stehen. Danach können ausschließlich die sogenannten „Rechnungsdaten“ bis zum 31. Dezember des achten Jahres nach Einreichung der entsprechenden Steuererklärung eingesehen werden.