Fortgeschrittene Elektronische Signatur mit OTP (FES) - Europa

Bei Openapi stehen folgende Arten elektronischer Signaturen zur Verfügung:

• Einfache elektronische Signatur mit OTP (EES)
• Fortgeschrittene elektronische Signatur mit OTP (FES)
• Automatische qualifizierte elektronische Signatur (QES)
• Automatische qualifizierte elektronische Signatur mit OTP (QES)
• Automatisches qualifiziertes elektronisches Siegel

Der Signaturprozess ist in beiden Fällen identisch. Der einzige Unterschied betrifft die Art der Identifizierung des Unterzeichners, die eine Liveness-Prüfung enthalten kann oder nicht.

1. Fortgeschrittene elektronische Signatur ohne Liveness

Die Identifizierung erfolgt vollständig automatisiert und auf Basis künstlicher Intelligenz. Dadurch wird eine schnelle, sichere und kosteneffiziente Verifizierung ermöglicht.

Während des Prozesses erstellt der Nutzer eine Videoaufnahme seines Identitätsdokuments, sowohl Vorder- als auch Rückseite, einschließlich Bewegungen und Neigungen des Dokuments, um die erforderlichen Echtheitsprüfungen durchzuführen. Der Dienst extrahiert und validiert automatisch Daten aus Identitätsdokumenten aus mehr als 190 Ländern und Gebieten. Dabei kommen fortschrittliche KI-basierte Echtheitsprüfungen sowie bei Bedarf die Unterstützung eines auf Betrugsprävention spezialisierten Teams zum Einsatz.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur mit Liveness

Diese Variante umfasst alle Funktionen der Verifizierung ohne Liveness und ergänzt sie um die Liveness-Erkennung. Damit kann überprüft werden, dass die identifizierte Person während des Verfahrens tatsächlich anwesend ist.

Zusätzlich zur Videoaufnahme des Identitätsdokuments muss der Nutzer daher eine Aufnahme seines Gesichts erstellen und dabei bestimmte Gesichtsbewegungen ausführen. Diese zusätzliche Prüfung erhöht das Sicherheitsniveau und trägt dazu bei, Betrugsversuche zu verhindern, bei denen Bilder, Videos oder andere Hilfsmittel verwendet werden, um die Anwesenheit des Nutzers zu simulieren.

Beide Verfahren sind DSGVO- und PSD2-konform und nach dem ETSI-Standard zertifiziert.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) kann für die Unterzeichnung zahlreicher Arten digitaler Dokumente verwendet werden, insbesondere wenn gesetzlich keine bestimmte Form der Signatur oder die Mitwirkung eines Amtsträgers vorgeschrieben ist.

Zu den häufigsten Anwendungsfällen gehören:

• Verträge und Vereinbarungen: Handelsverträge, Lieferverträge, Kooperationsvereinbarungen, Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten sowie andere Vertragsdokumente.
• Unternehmensdokumente: Bestellungen, Angebote, Protokolle, Erklärungen, Genehmigungen und Dokumente im Zusammenhang mit internen Prozessen.
• Verwaltungsdokumente: Formulare, Anträge, Erklärungen und andere Mitteilungen, die gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Verfahren elektronisch unterzeichnet werden können.
• Finanz- und Versicherungsunterlagen: Verträge, Mandate, Formulare und andere Dokumente im Zusammenhang mit Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, sofern die geltenden Vorschriften deren Unterzeichnung mit einer FES zulassen.
• Gesundheitsdokumentation: Einwilligungen und andere medizinische Dokumente, bei denen eine elektronische Signatur zulässig ist, unter Einhaltung der spezifischen Anforderungen der jeweiligen sektoralen Vorschriften.

Eine FES kann jedoch nicht uneingeschränkt für jedes Dokument verwendet werden. Für bestimmte Rechtsakte können eine bestimmte Form, eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), die Mitwirkung eines Amtsträgers oder andere gesetzlich vorgeschriebene Formalitäten erforderlich sein. In Italien gelten beispielsweise besondere Einschränkungen für bestimmte Kategorien von Rechtsakten.

Aus diesem Grund ist es wichtig, vor der Verwendung einer FES für ein bestimmtes Dokument die Anforderungen der geltenden Rechtsvorschriften und des Landes zu prüfen, in dem das Dokument seine Rechtswirkung entfalten soll.

Im Allgemeinen legt die eIDAS-Verordnung fest, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung oder Beweiskraft nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder keine qualifizierte elektronische Signatur ist.

Der Dienst für fortgeschrittene elektronische Signaturen ist einfach und ermöglicht die Fernsignatur von PDF-Dokumenten. Dasselbe Dokument kann von mehreren Personen auf einer oder mehreren Seiten unterzeichnet werden.

Der Prozess ist einfach:

• Senden Sie eine API-Anfrage mit dem zu unterzeichnenden Dokument, den Daten der Unterzeichner (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und/oder Mobiltelefonnummer) sowie den gewünschten Signaturverfahren.
• Sie erhalten automatisch generierte Links zur Identifizierung und Signatur für jeden Unterzeichner.
• Senden Sie die Links an die Unterzeichner. Diese greifen auf die Plattform zu und schließen den Identifizierungs- und Signaturprozess ab. Die Identifizierung kann je nach gewählter Konfiguration mit oder ohne Liveness-Prüfung durchgeführt werden.
• Laden Sie nach Abschluss des Prozesses die signierten und validierten Dokumente zusammen mit dem Audit Trail herunter, dem Protokoll, das die während des Signaturprozesses erfassten Informationen und durchgeführten Aktionen enthält.

Der Nutzer erhält einen Link zum Starten des Identifizierungsprozesses, der auch über einen QR-Code aufgerufen werden kann. Dazu muss er lediglich sein Identitätsdokument fotografieren, ein Selfie aufnehmen und einige einfache Gesichtsbewegungen durchführen.

Das System führt den Nutzer Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess und gibt in Echtzeit Feedback. Dadurch wird die Identifizierung einfach, schnell und sicher.

Beim Verfahren der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES) wird das Einmalpasswort (OTP) ausschließlich per SMS übermittelt.

Die Verwendung von SMS als Übermittlungskanal für das OTP gewährleistet hohe Standards hinsichtlich Rechtsgültigkeit und Benutzerfreundlichkeit:

• Eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner: die Mobiltelefonnummer ist ein persönliches Identifikationsmerkmal, das dem Nutzer direkt zugeordnet ist. Die Übermittlung des Codes an diese Nummer trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Signatur mithilfe von Daten erstellt wird, die der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners unterliegen, gemäß den Anforderungen von Artikel 26 der europäischen eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014).
• Keine Downloads oder Konfiguration erforderlich: SMS funktioniert direkt auf mobilen Geräten, ohne dass Drittanbieter-Apps (wie Authenticator), Registrierungen für zusätzliche Dienste oder komplexe Einstellungen durch den Nutzer erforderlich sind.
• Schnelle Zustellung: SMS ermöglicht eine schnelle und direkte Übermittlung über das Mobilfunknetz und vermeidet typische Verzögerungen bei der E-Mail-Zustellung sowie das Risiko einer Filterung durch Spamfilter.
• Nachvollziehbarkeit und Beweiswert: beim Versand des OTP wird eine detaillierte Aufzeichnung des Vorgangs erstellt (Datum, Uhrzeit, Empfängernummer und Zustellstatus), die der Mobilfunknummer des Unterzeichners zugeordnet ist. Dies liefert zusätzliche Nachweise zur Zuordnung der Signatur zum Unterzeichner.

Ja, Sie können den Text der SMS-Nachricht individuell anpassen. Die maximale Nachrichtenlänge beträgt 160 Zeichen (einschließlich des OTP-Codes).

Außerdem muss die Telefonnummer des Empfängers im internationalen E.164-Format angegeben werden.

Ja, derselbe Unterzeichner kann mehrere Unterschriften auf verschiedenen Seiten desselben Dokuments leisten (z. B. Vertrag, besondere Vertragsklauseln, Datenschutzhinweise). Die Kosten des Dienstes werden pro Unterzeichner und nicht nach der Anzahl der geleisteten Unterschriften berechnet.

Beim Erstellen einer Signaturanfrage können Sie die Position der Unterschrift für jeden Unterzeichner festlegen, indem Sie die Seitenzahl, die X-Koordinate (gemessen von der oberen linken Ecke) und die Y-Koordinate (gemessen vom oberen Rand) angeben.

Für eine sofortige visuelle Vorschau empfehlen wir die Verwendung des Playgrounds. Dort können Sie das Signaturfeld manuell verschieben, um die optimalen Koordinaten für Ihr Dokument präzise zu ermitteln.

Für jeden Signaturprozess kann die Benutzeroberfläche mit folgenden Optionen gebrandet und angepasst werden:

• Benutzerdefiniertes Logo
• Hintergrundfarbe der Seitenleiste
• Farbe des Titels und des Textes der Seitenleiste
• Hintergrundfarbe des Footers
• Farbe des Titels und des Textes des Headers
• Farbe des Textes, des Hintergrunds und des Hover-Zustands des Buttons
• Farbe des Textes, des Hintergrunds und des Hover-Zustands des Signatur-Buttons
• Möglichkeit, Seitenleiste, Header und den Button zum Herunterladen des validierten oder signierten Dokuments auszublenden
• Weiterleitungs-URL nach Abschluss des Signaturprozesses
• Weiterleitungs-URL bei Abbruch des Signaturprozesses

Standardmäßig entspricht die Sprache der Signaturoberfläche der im Browser eingestellten Sprache und kann während des Signaturvorgangs einfach geändert werden.

Dieser Parameter kann für jeden Unterzeichner (signers) individuell konfiguriert werden.

Obwohl die Sprache automatisch anhand der Browsereinstellungen erkannt wird, kann bei der Signaturanfrage eine andere Sprache ausgewählt werden.

Derzeit stehen folgende Sprachen zur Verfügung:

• Italienisch
• Englisch
• Französisch
• Deutsch
• Spanisch
• Portugiesisch
• Rumänisch
• Chinesisch
• Russisch
• Arabisch

Die ausgewählte Sprache gilt ausschließlich für die Signaturoberfläche und hat keinen Einfluss auf den Inhalt der SMS-Nachrichten mit dem OTP.

Nein, derzeit ist es nicht möglich, die Domain der Signaturseite individuell anzupassen. Sie können die Seite jedoch mithilfe eines <iframe> in Ihre eigene Website einbetten.

Ja, Sie können die Webanwendung in Ihre eigene Webseite einbetten. Damit die Identitätsprüfung ordnungsgemäß funktioniert, muss das iframe-Tag das Attribut allow="camera; microphone" enthalten und über das HTTPS-Protokoll bereitgestellt werden.

Bei der Verwendung eines iframes muss außerdem das Feld iframeAncestors im Payload der Signaturanfrage (unter options ui) angegeben werden. Dabei sind die URLs der übergeordneten Seiten einzutragen, die zur Einbettung der Anwendung berechtigt sind.

Der für die Anbringung der Signatur verwendete Standard ist PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).

Nein. Passwortgeschützte PDF-Dokumente können nicht signiert werden. Das System erfordert Dateien, die ohne Einschränkungen zugänglich sind, damit der Signaturprozess ordnungsgemäß abgeschlossen werden kann.

Ja, es ist möglich, das unterzeichnete Dokument mit einem Zeitstempel zu versehen. Bei der Konfiguration kann außerdem der gewünschte Hash-Algorithmus aus SHA1, SHA256, SHA384 und SHA512 ausgewählt werden.

Die Kosten für die Anbringung eines Zeitstempels betragen 0,150 € pro Dokument.

Ja, am Ende des Signaturvorgangs kann das signierte Dokument sowie eine Kopie des Audit-Trails über die API angefordert werden. Der Audit-Trail ist das Dokument, das alle Informationen enthält, die zum erfolgreichen Abschluss der Signatur geführt haben. Im Falle von Streitigkeiten ermöglicht diese Datei die technische Wiederherstellung jedes einzelnen Schrittes des Vorgangs.

Der Audit-Trail enthält Daten zu:

• Vorgang (ID, Erstellungs-, Versand- und Ablaufdatum),
• Unterzeichnern (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse),
• Authentifizierungsmethoden der Unterzeichner (Authentifizierungsmethode, gesendete Nachricht und Bestätigungszeitpunkt).

Der Audit-Trail wird 10 Jahre lang archiviert.

Ja. Die fortgeschrittene elektronische Signatur mit OTP wird nach dem Recht der Europäischen Union im Rahmen der eIDAS- und ETSI-Regelungen anerkannt und ist DSGVO-konform.

Der Dienst umfasst die Identifizierung der Unterzeichner. Nach Abschluss des Verfahrens stellt Openapi sowohl das signierte Dokument als auch den Audit Trail zur Verfügung. Der Audit Trail ist das Protokoll, das die Informationen und Nachweise zum Signaturprozess enthält.

Der Audit Trail ermöglicht es, die verschiedenen Phasen des Verfahrens technisch nachzuvollziehen und zu überprüfen, und kann daher im Falle von Beanstandungen oder Streitigkeiten einen wichtigen Nachweis darstellen.

Zu den im Audit Trail erfassten Informationen gehören:

• Daten des Verfahrens: ID, Erstellungsdatum, Versanddatum und Ablaufdatum.
• Daten der Unterzeichner: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und IP-Adresse.
• Authentifizierungsdaten: verwendete Methode, gesendete Nachricht und Zeitpunkt der Validierung.

Der ursprüngliche Audit Trail wird gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen 10 Jahre lang aufbewahrt.

Ja. Die FES von Openapi erfüllt die Anforderungen von Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS):

• Sie muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet sein;
• Sie muss die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen;
• Sie muss unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt werden, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann;
• Sie muss so mit den unterzeichneten Daten verbunden sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

Einige Mitgliedstaaten legen zusätzliche nationale Anforderungen für Anbieter fest, die ihren Nutzern FES anbieten. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Vorschriften des Landes, in dem er tätig ist, zu prüfen und einzuhalten.

Ja, die Lösung für Fortgeschrittene Elektronische Signaturen (FES) von Openapi entspricht den geltenden ETSI-Standards für Vertrauensdienste und elektronische Signaturen.

Die technische Konformität der erstellten Signaturen kann mithilfe von Prüf- und Validierungswerkzeugen überprüft werden, die auf ETSI-Standards basieren.

Die Dokumente stehen ab Erstellung der Signaturanfrage für 3 Monate zum Download bereit. Der Audit-Trail wird 10 Jahre lang aufbewahrt.

Der Audit-Trail enthält Fotos der Ausweisdokumente und Selfies, die während der Identitätsprüfung aufgenommen wurden. Die gesamte Datei ist verschlüsselt.

Wir empfehlen, die unterzeichneten Dokumente innerhalb von 3 Monaten herunterzuladen. Nach der Löschung können sie nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Dokumente langfristig aufbewahren müssen, beispielsweise zur Erfüllung von Anforderungen für FES in bestimmten europäischen Ländern, können Sie den Dienst zur digitalen Langzeitarchivierung nutzen.

Die während der Identitätsprüfung aufgenommenen Fotos der Ausweisdokumente werden in verschlüsselter Form innerhalb des Audit-Trails gespeichert.

Wer ist verantwortlich? Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Signaturnachweise liegt bei dem Unternehmen, das den Vertrag unterzeichnen lässt und gemäß DSGVO als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gilt. Openapi handelt als Technologieanbieter und Auftragsverarbeiter (Artikel 28 DSGVO).

Wie lange? Die eIDAS-Verordnung sieht keine allgemeine Verpflichtung zur rechtskonformen Langzeitarchivierung Fortgeschrittener Elektronischer Signaturen vor. Einige Länder können jedoch bestimmte Archivierungsdienste vorschreiben. Der Kunde ist dafür verantwortlich, zu prüfen, wie der jeweilige Mitgliedstaat die Bestimmungen der eIDAS-2-Verordnung umgesetzt hat, und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Openapi speichert Dokumente in verschlüsselter Form für 3 Monate und den Audit-Trail für 10 Jahre.

Im Streitfall. Der Beweiswert und mögliche zusätzliche Anforderungen hängen von den geltenden Rechtsvorschriften der einzelnen europäischen Länder ab. Einige Rechtsordnungen erkennen der FES in bestimmten Situationen eine der handschriftlichen Unterschrift gleichwertige Wirkung zu, während andere zusätzliche Maßnahmen oder Dienste verlangen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die in seinem Land geltenden Vorschriften zu prüfen.

Ist die Aufbewahrung der Signaturnachweise verpflichtend?

Wie im technischen Handbuch angegeben, das vor der Aktivierung des Dienstes unterzeichnet wird, muss der Kunde prüfen, ob die Aufbewahrung der Nachweise oder die Nutzung eines elektronischen Archivierungsdienstes in seinem Land empfohlen oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

In jedem Fall empfiehlt Openapi allen Kunden, die Signaturnachweise langfristig aufzubewahren. Zu diesem Zweck können Kunden einen über Openapi verfügbaren Dienst zur rechtskonformen digitalen Langzeitarchivierung nutzen, der unabhängig vom Signaturprozess aktiviert werden kann.

Die Kosten werden pro Unterzeichner berechnet, nicht nach der Anzahl der im Dokument geleisteten Unterschriften.

Die Kosten für den Dienst der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur mit OTP ohne Liveness-Prüfung betragen:

• Ab 0,69 € pro Unterzeichner im Abonnement
• 1,20 € pro Unterzeichner für Einzelanfragen mit Abbuchung vom Guthaben

Die Kosten für den Dienst der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur mit OTP mit Liveness-Prüfung betragen:

• Ab 0,79 € pro Unterzeichner im Abonnement
• 1,38 € pro Unterzeichner für Einzelanfragen mit Abbuchung vom Guthaben

Bei mehreren Unterzeichnern werden die Kosten mit der Anzahl der beteiligten Unterzeichner multipliziert und der entsprechende Tarif (Abonnement oder Einzelanfrage) angewendet. Der Betrag wird zum Zeitpunkt der Anfrage abgebucht, unabhängig davon, wie der Signaturprozess anschließend abgeschlossen wird.