Spanische Unternehmen, aber auch ausländische Unternehmen, die in Spanien tätig werden möchten, sind verpflichtet, eine NIF-Nummer zu beantragen, die dem italienischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Partita IVA) entspricht. Diese Regel gilt auch für Einzelunternehmen und selbstständige Unternehmer, die nicht in Spanien ansässig sind und eine spezielle steuerliche Identifikationsnummer beantragen können, die nicht mit spanischen Ausweisdokumenten verknüpft ist.

Spanische MwSt.-Nummer: Wer ist verpflichtet?

Alle Unternehmen, ob spanische oder ausländische, die in Spanien umsatzsteuerpflichtige Geschäfte tätigen möchten, müssen eine spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (NIF) besitzen.

Diese Verpflichtung betrifft alle Unternehmen, die Waren aus Nicht-EU-Ländern nach Spanien importieren, aber auch solche, die Waren aus einem EU-Mitgliedstaat an Kunden mit Wohnsitz in Spanien liefern.

Im Bereich E-Commerce betrifft die Pflicht zur Eröffnung einer spanischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nur Unternehmen, die an andere Unternehmen verkaufen oder Plattformen wie Amazon und andere Marktplätze nutzen – und nur dann, wenn eine bestimmte Umsatzgrenze überschritten wird.

Direkte E-Commerce-Geschäfte, die sich an Privatkunden (B2C) richten, können hingegen seit 2021 das besondere MOSS-Verfahren nutzen, das es ermöglicht, sich in einem einzigen EU-Mitgliedstaat zu registrieren und die Mehrwertsteuerpflichten an einem zentralen Ort zu erfüllen.

Abgesehen von dieser Ausnahme besteht für jede gewerbliche Tätigkeit, die der Mehrwertsteuer unterliegt, die Verpflichtung, eine steuerliche Registrierung in Spanien zu haben.

NIF, CIF und NIE: Die MwSt.-Nummer in Spanien

Die Eröffnung einer steuerlichen Registrierung in Spanien kann anfangs kompliziert sein. Es gibt mehrere Abkürzungen wie N.I.F. und C.I.F., die ähnlich erscheinen, aber unterschiedliche Zwecke erfüllen. Zunächst ist es wichtig, zwischen europäischen Unternehmen, die an spanische Endverbraucher verkaufen möchten, und der Gründung eines neuen Unternehmens in Spanien zu unterscheiden. Im letzteren Fall reicht es nicht aus, eine NIF zu beantragen – die spanische Entsprechung der italienischen Partita IVA –, sondern es ist auch eine NIE erforderlich, die "Número de Identificación de Extranjero", eine Art Identitätsnummer für im Land ansässige Ausländer.

NIE: Was ist das und wann wird es benötigt?

Die NIE ("Número de Identificación de Extranjero") ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die ausländischen Bürgern zugewiesen wird, die in Spanien ansässig sind. Sie ist erforderlich, um ein Unternehmen zu gründen, aber auch, um ein Bankkonto zu eröffnen oder einen Mietvertrag zu unterzeichnen.

Wer seine geschäftlichen Interessen in Spanien erweitern möchte, benötigt diese Nummer insbesondere dann, wenn er plant, in das Land zu ziehen, und insbesondere, wenn er Staatsbürger eines Nicht-EU-Landes ist. Die NIE ist nämlich erforderlich, um eine Aufenthaltserlaubnis zu beantragen.

CIF: Was ist das und wie vermeidet man Verwechslungen?

Die CIF ("Código de Identificación Fiscal") war eine Steueridentifikationsnummer für juristische Personen, die in Spanien tätig sind. Sie wurde verwendet, um sie von der NIF zu unterscheiden, die natürlichen Personen zugewiesen wurde. Im Jahr 2008 wurde die CIF offiziell durch die NIF ("Número de Identificación Fiscal") ersetzt, die sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen gültig ist.

NIF: Was ist das und wie funktioniert sie?

Die NIF ist in Spanien das Äquivalent zur italienischen Steuernummer. Sie wird allen natürlichen und juristischen Personen zugewiesen, die steuerlich erfasst werden müssen.

Die Steueridentifikationsnummer für natürliche Personen hat ein anderes Format als die für juristische Personen. Bei Letzteren gibt der erste Buchstabe die Unternehmensform an, mit Buchstaben wie A, B, C, D, E, F, G, H, J, N, P, Q, R, S, U, V und W (wobei N und W ausländische Unternehmen kennzeichnen).

Für natürliche Personen beginnt die spanische NIF mit einem der Buchstaben K, L, M, X, Y oder Z. Die ersten beiden Buchstaben sind für Minderjährige unter 14 Jahren vorgesehen, während M, X, Y und Z anzeigen, dass es sich um eine ausländische Steuerpflichtige handelt. Für Personen mit einer NIE entspricht die NIF dieser Nummer.

Es ist möglich, eine spanische NIF zu beantragen, auch ohne eine NIE zu besitzen. In diesem Fall muss eine spezielle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden:

• NIF L: Für im Ausland lebende Spanier ohne nationale Identitätskarte.
• NIF M: Für im Ausland lebende natürliche Personen.
• NIF N: Für juristische Personen mit Sitz im Ausland.
• NIF W: Für Betriebsstätten nicht ansässiger Unternehmen in Spanien.

Wie beantragt man eine spanische MwSt.-Nummer ohne NIE?

Unternehmen und Selbstständige, die den spanischen Markt erkunden möchten, aber keine NIE benötigen, können eine spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer direkt bei der Agencia Tributaria beantragen.

Freiberufler und Einzelunternehmen müssen das Formular Modelo 030 einreichen und Dokumente vorlegen, die begründen, warum keine NIE erforderlich ist. Nach der Anmeldung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei der Seguridad Social wird man Teil des RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

Ausländische Unternehmen, die in Spanien tätig werden möchten, müssen folgende Unterlagen einreichen:

• Modelo 036
• Nachweis der Existenz des Unternehmens (Handelsregisterauszug, notarieller Gründungsvertrag usw.)
• Steuernummer und Vollmacht der natürlichen Person, die den Antrag unterzeichnet.

Dadurch erhält das Unternehmen eine NIF für Nicht-Ansässige. Für innergemeinschaftliche Transaktionen ist zusätzlich eine Eintragung in das VIES-Register (oder ROI - Registro de Operadores Intracomunitarios) erforderlich.

Wie kann man eine spanische MwSt.-Nummer überprüfen?

Die Überprüfung der spanischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens ist entscheidend, wenn man mit spanischen Unternehmen zusammenarbeitet. Aber auch bei Geschäftsbeziehungen mit ausländischen Unternehmen, die eine feste Betriebsstätte in Spanien haben, kann sie wichtig sein.

Es gibt zwei einfache und kostenlose Möglichkeiten, eine spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu überprüfen:

• Über VIES, indem man die Website der Europäischen Kommission aufruft
• Über das Portal der AEAT, der spanischen Steuerbehörde

Für Unternehmen mit vielen Transaktionen mit spanischen Unternehmen oder in Spanien tätigen Unternehmen ist eine manuelle Überprüfung jedoch keine langfristige Lösung. In solchen Fällen kann der Prozess durch die automatisierte Verifizierung per API optimiert werden.

Der neue Company Start Spanien-Service ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensdaten und die Echtzeitprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, des Sitzes und des Unternehmensstatus. Mit Company Advance kann man nicht nur die Existenz spanischer Unternehmen bestätigen, sondern auch detailliertere Informationen zu Umsatz und Mitarbeiterzahl potenzieller Geschäftspartner abrufen.